Pourquoi utiliser l’enregistrement en ligne?

L’enregistrement en ligne, c’est le fait de compléter la procédure d’arrivée depuis un appareil mobile ou un ordinateur, et ce, avant de mettre les pieds à l’hôtel. Cette procédure comprend plusieurs éléments qui garantissent la qualité du séjour du client ainsi que la venue de ce dernier à l’hôtel. Elle permet aussi de valider les renseignements fournis et donne une garantie de paiement. Cette solution novatrice est possible grâce à un PMS doté de fonctionnalités avancées, qui fournit l’information nécessaire au module de gestion. Le processus se fait sur le Web de A à Z, d’où l’importance de se doter d’une interface utilisateur simple et rapide.

La complexité de cette solution réside dans deux éléments principaux : le paiement et la remise des clés. Pour le premier élément, le paiement en ligne est l’option la plus populaire. Pour la remise des clés, cela varie en fonction des clés utilisées par l’établissement telles que des clés à code, magnétiques, classiques, avec QR Code, etc. Le plus simple sera d’utiliser des clés magnétiques, qui pourront être remises par une borne d’accueil qui peut compléter le processus et le rendre autonome. Si vous n’avez pas de borne d’accueil pour la remise des clés, vous pouvez alors prévoir une file spécifique pour les check-in express où les personnes devront se diriger à leur arrivée à l’hôtel lorsque leur enregistrement a été fait préalablement en ligne.
De plus, Les serrures à code ou QR Code constituent une autre façon de rendre les clients autonomes. En effet, une fois que leur enregistrement en ligne sera validé, ils recevront un code ou un QR Code pour ouvrir la porte de leur chambre.

Quel est le principal avantage de l’enregistrement en ligne pour le client?

Le principal avantage est qu’il n’a plus à se présenter au comptoir de la réception et attendre que son tour vienne pour avoir accès à sa chambre. Vous garantissez ainsi un temps d’attente restreint à son arrivée. Même si dans certains cas il devra y passer pour y récupérer la clé de sa chambre, l’opération est beaucoup plus rapide, surtout si l’hôtel a mis en place un poste d’accueil spécifique pour les personnes ayant déjà effectué la procédure d’arrivée en ligne.

Ce gain de temps pour le client est un avantage indéniable. Dans le cas où celui-ci serait un voyageur d’affaires, il pourra se rendre plus rapidement à ses rendez-vous, tandis que s’il séjourne pour le plaisir, il aura rapidement accès à toutes les activités que vous proposez dans votre établissement. Pour les clients récurrents, l’enregistrement en ligne est aussi un grand avantage puisqu’ils connaissent déjà votre établissement et n’ont pas besoin qu’une personne prenne du temps avec eux pour leur expliquer de nouveau le fonctionnement de l’hôtel.

Dans certains cas, l’enregistrement en ligne offre d’autres avantages, notamment la possibilité de se rendre à l’hébergement sans avoir à respecter un horaire fixe. Par exemple, dans le cas où le bureau d’accueil n’est pas ouvert toute la nuit. C’est aussi avantageux lors de la location d’unités meublées réparties aux quatre coins d’une ville, car le client pourra se rendre directement à son unité sans passer par le bureau d’accueil qui ne se trouve peut-être pas près de celle-ci.

Quel est l’avantage de l’enregistrement en ligne pour l’hôtel?

L’hôtel qui utilise cette technologie profitera de plusieurs avantages. Le premier sera de faire diminuer notablement l’attente au comptoir de la réception. Cette attente fait malheureusement souvent en sorte que les clients débutent leur séjour en ayant une mauvaise impression. Cette diminution de l’affluence au comptoir d’accueil pourrait également permettre au personnel de mieux s’occuper de chaque client et de veiller à répondre à leurs besoins.


L’avantage se situe également au niveau de la gestion du personnel. En effet, le nombre d’effectifs à la réception peut être réduit ou les fonctions de chacun peuvent être totalement repensées. Le personnel peut ainsi prendre plus de temps pour renseigner les clients, apportant à votre hôtel un service de conciergerie que vous n’aviez peut-être pas auparavant en raison du manque de ressources.

Vous pouvez également rendre votre hôtel autonome si vous avez mis en place la globalité de la technologie nécessaire.  De ce fait, vos clients seront en pleine autonomie et pourront donc se rendre directement à leur chambre sans même avoir à passer par l’accueil.


Voilà une excellente façon de tirer parti de la technologie!

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