5 astuces pour maximiser votre logiciel de gestion hôtelière

1. La formation: Comprendre son logiciel hôtelier

Lorsqu’on change son logiciel hôtelier, la formation est un élément à prendre en considération. Cela peut paraître évident, mais il est primordial de ne pas lésiner sur le nombre d’heures de formation avant de vous lancer avec votre nouveau système de gestion hôtelière. Les formations vous aident à passer en revue toutes les fonctionnalités de votre logiciel hôtelier, soit par type de fonctionnalité soit par type de poste.

Il est important de faire suivre ces formations à un maximum d’employés. En effet, si une seule personne suit la formation, elle sera la seule à savoir utiliser le système de gestion hôtelière et devra transmettre l’information à tous vos autres employés. Afin d’accélérer l’adoption du nouveau logiciel, tout le monde devrait suivre les formations qui les touchent. Vous devriez également faire suivre l’entièreté des formations à un employé qui deviendra la personne de référence en cas de questions sur le logiciel hôtelier. Les fournisseurs de logiciel offrent maintenant différentes formules pour les formations. Que ce soit en personne, par vidéoconférence ou en ligne, suivre une formation n’a jamais été aussi facile.

Les formations contiennent toute l’information technique à savoir sur votre logiciel hôtelier mais également des trucs et astuces sur les bonnes pratiques en matière de gestion. Les formations sont souvent données par des professionnels de l’hôtellerie qui désirent vous outiller au maximum. Vous pourrez alors mieux performer avec votre logiciel et dans vos opérations.

2. L’aide en ligne: une ressource utile

Certains système de gestion hôtelière tel qu’Hotello offrent, en plus de la formation, de l’aide en ligne accessible en tout temps par l’utilisateur. Cette aide en ligne permet d’aider dans des situations délicates où un employé se retrouve seul avec un client à servir, mais ne se souvient plus comment effectuer une opération précise. C’est une aide précieuse pour tous les utilisateurs du logiciel. Elle est disponible en tout temps et comprend une explication sur les différentes fonctionnalités du logiciel hôtelier. Bien souvent, les réponses à vos questions sont plus rapides à trouver sur l’aide en ligne qui si vous demandiez à un autre employé ou au support technique de votre fournisseur de système de gestion hôtelière.

En parcourant l’aide en ligne, vous pourrez vous rafraichir la mémoire sur certaines procédures et même apprendre de nouvelles fonctionnalités du système de gestion hôtelière. Vous pourrez alors revenir à vos opérations et appliquer ces nouveaux acquis!

3. La connaissance par type de poste

Comme nous l’avons vu plus haut, tous vos employés devraient assister aux formations sur votre logiciel hôtelier. Que ce soit pour une remise à niveau ou pour une formation initiale, il est important que l’apprentissage du logiciel de gestion se fasse en fonction du type de poste. Cette perspective par type de poste va faciliter la formation de votre personnel, mais vous permettre également de constituer une documentation interne sur les points essentiels à savoir sur votre système de gestion hôtelière, et ce, en fonction du poste de chacun.

Bien sûr, les formations permettent d’en apprendre beaucoup, mais chaque établissement hôtelier a ses propres spécificités, avec son propre modèle d’affaires et ses propres règles de gestion. Le logiciel hôtelier s’adapte à toutes ces spécificités, mais la mise en pratique de celles-ci doit s’apprendre au sein de l’établissement. Il sera donc intéressant de créer une documentation qui explique comment appliquer ces spécificités pour les différents postes.

Nouvel employé = Perte d’efficacité?

Cela devient très utile si un employé quitte votre établissement. La nouvelle recrue pourra simplement lire la documentation relative à son poste et interagir avec le logiciel de la bonne façon. Il est important que chaque employé connaisse tous les outils présents dans le logiciel hôtelier. Cela l’aidera à effectuer efficacement son travail. Bien souvent, certaines fonctionnalités ne sont pas utilisées, car la personne en poste ne sait pas que ces fonctionnalités existent dans le système. Cette situation peut survenir si l’employé qui était en place n’a pas pris le temps d’informer la nouvelle recrue ou si celle-ci ne connait pas l’existence de certaines fonctions.
La venue d’un nouvel employé est souvent synonyme de perte d’efficacité à court terme pour l’établissement. Mais avec une liste exhaustive des fonctionnalités offertes par le logiciel hôtelier et des indications claires pour les utiliser, votre établissement saura conserver un bon rythme de croisière.

4. Les connectivités offertes par le logiciel de gestion

Le choix d’un logiciel hôtelier ne devrait pas uniquement se faire par rapport aux fonctionnalités qu’il offre. Vous devriez également tenir compte des connectivités que le fournisseur a développées en partenariat avec des experts d’une certaine sphère du milieu hôtelier. Ces connectivités vous offrent une foule de possibilités qui vous permettent de vous simplifier la vie en automatisant certaines tâches. Une liste exhaustive de partenaires vous indiquera également si votre fournisseur est ouvert à une nouvelle option de connectivité. Dans le cas où la liste est courte, vous pouvez déjà penser que votre demande de développement a peu de chance d’aboutir. Cependant, si vous vous apercevez que votre fournisseur actuel ou potentiel a une liste importante de connexions, vous saurez que le jour où vous lui en soumettrez une nouvelle, votre demande aura plus de chance d’être exaucée.

Votre fournisseur de système de gestion hôtelière devrait également vous avertir lorsqu’une nouvelle connectivité a été développée et est prête à être utilisée. Il est important de s’assurer que vous êtes abonnés aux actualités de votre fournisseur afin de rester à l’affut des nouveautés.

5. Les nouveautés et mises à jour

Le changement n’est pas toujours bien accueilli en milieu de travail. Pourtant, lorsqu’il s’agit d’une mise à jour ou d’une nouvelle version disponible pour votre système de gestion hôtelière, vous devriez l’accueillir comme une bonne nouvelle !

Les nouvelles versions développées par votre fournisseur de logiciel de gestion ne sont pas faites en vue de vous faire souffrir! Bien au contraire, elles sont faites pour que votre outil performe mieux et qu’il corresponde davantage aux dernières tendances de l’industrie. Ces nouvelles versions vous indiquent également que votre fournisseur ne se repose pas sur ses lauriers, mais qu’il travaille dans le but de vous faciliter les choses. Ces nouveautés et la fréquence avec laquelle elles vous sont proposées indiquent également le dynamisme de votre fournisseur. C’est un point essentiel dans les entreprises technologiques : celles qui pensent avoir pris de l’avance peuvent rapidement se faire rattraper si les développements sont lents ou inexistants.

Lorsque votre fournisseur vous annonce une nouveauté, réjouissez-vous à l’idée que de nouveaux outils vont vous faciliter la tâche!