La présente « Politique de confidentialité » décrit la manière dont Hotello collecte, traite et protège vos données personnelles. Hotello s’engage à protéger vos données personnelles conformément aux lois et aux réglementations applicables en matière de confidentialité, en l’occurrence la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1)et les documents électroniques du Canada (LPRPDE).

Lorsque les renseignements personnels traversent les frontières provinciales et internationales, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) pour les renseignements personnels recueillis auprès de sujets de données dans l’UE, et à d’autres lois sur la protection de la vie privée qui peuvent être applicables là où Hotello opère ou fournit des services.

La Politique de confidentialité d’Hotello s’applique au traitement des données dans tous les services, systèmes, plateformes et applications exploités par Hotello qui traitent des données personnelles et qui incorporent ou font mention de cette Politique. Cette Politique de confidentialité s’applique également au traitement des données personnelles des visiteurs du site internet d’Hotello, des représentants de nos partenaires commerciaux, des personnes qui nous contactent par l’intermédiaire de notre site internet et des candidats qui postulent à un emploi chez Hotello.

Dans l’éventualité d’une divergence entre la présente Politique de confidentialité et une politique de confidentialité spécifique applicable à un produit ou à un service d’Hotello, la politique de confidentialité spécifique prévaudra.

Hotello exploite la Plateforme Hotello, un logiciel conçu pour la gestion de l’administration et des opérations de l’entreprise, y compris la gestion des réservations, des commandes et des clients (« Plateforme Hotello »). La Plateforme Hotello est utilisée par différents prestataires de services, sur la base de leur contrat avec Hotello (les « Entreprises »). Dans ces situations, les données personnelles sont collectées par les Entreprises, et Hotello, en tant que sous-traitant des données, procède à leur traitement conformément aux instructions de l’Entreprise, qui constitue le responsable du traitement des données. Le traitement des données personnelles est régi par la Politique de confidentialité de l’Entreprise concernée.

Définitions

Plateforme Hotello : fait référence à l’ensemble des applications et systèmes fournis par Hotello aux Utilisateurs et aux Entreprises.

Utilisateur : une personne qui s’inscrit à la Plateforme Hotello.

Entreprise : un client d’Hotello qui est autorisé à utiliser la Plateforme Hotello sur la base d’un contrat distinct avec Hotello.

Espace personnel Hotello : une section de la Plateforme Hotello qui permet aux Utilisateurs de gérer leur Compte utilisateur et leurs données, de gérer leurs réservations, leurs commandes et d’autres services fournis par les Entreprises, de communiquer avec les Entreprises et d’utiliser d’autres services fournis par les Entreprises.

Espace professionnel Hotello : une section de la Plateforme Hotello qui permet aux Utilisateurs d’agir au nom des Entreprises ou d’Hotello.

Périmètre d’entreprise : une section de l’Espace professionnel Hotello contrôlée par une seule Entreprise. Cette section permet aux Utilisateurs de gérer les données, les paramètres, les réservations, les commandes, les applications et les clients, et d’utiliser d’autres fonctionnalités disponibles sur la Plateforme Hotello pour et au nom de cette Entreprise. Pour qu’un Utilisateur puisse accéder au Périmètre d’entreprise, l’Utilisateur doit posséder un Profil d’entreprise.

Services d’Hotello

Lorsque vous créez un Compte utilisateur et que vous utilisez la Plateforme Hotello, nous pouvons collecter ou traiter les catégories de données personnelles suivantes :

● Les informations d’identification (nom, prénom) ;
● Les coordonnées, telles que l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail;
● Les informations concernant vos réservations/commandes (y compris les réservations/commandes passées) ;
● Les informations de paiement (y compris les informations des cartes de débit/crédit) ;
● Les périmètres d’entreprise auxquels vous avez accès.

Site internet d’Hotello

Lorsque vous visitez le site internet d’Hotello, que vous vous inscrivez à nos événements/webinaires ou à une newsletter, que vous réservez une démonstration avec Hotello ou que vous contactez Hotello par l’intermédiaire de notre site internet, nous pouvons collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes :

● Les informations d’identification (nom, prénom) ;
● Les coordonnées, telles que l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail;
● Les événements/webinaires auxquelles vous vous êtes inscrite(e) ;
● Les newsletters auxquelles vous vous êtes inscrit(e) ;
● Les informations concernant l’entreprise pour laquelle vous travaillez et votre poste;
● Toute autre information que vous partagez avec nous.

Vérification client d’Hotello

Afin de vérifier l’identité des clients qui concluent des relations contractuelles avec nous dans le cadre de la prestation des services d’Hotello, nous collectons et traitons les catégories suivantes de données personnelles des représentants de sociétés et des propriétaires bénéficiaires finaux :

● Informations d’identification (nom, prénom) et coordonnées, telles que, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, l’intitulé de poste/la position;

Services client d’Hotello

Lorsque vous assistez à une présentation téléphonique ou vidéo de la Plateforme Hotello ou que vous contactez Hotello par l’intermédiaire de notre centre de Service client, nous pouvons être amenés à collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes :

● Les informations d’identification (nom, prénom);
● Les coordonnées, telles que l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail;
● Les informations concernant l’entreprise pour laquelle vous travaillez et votre poste;
● Des enregistrements vocaux/vidéos de votre personne;
● Toute autre information que vous partagez avec nous.

Services d’Hotello

Lorsque vous créez un Compte utilisateur avec la Plateforme-Hotello, nous traitons vos données de connexion (votre adresse e-mail) et les données relatives aux services que vous réservez ou commandez, y compris les services et les commandes passées.

Si votre réservation ou votre commande est effectuée auprès d’un fournisseur d’hébergement, nous traitons également les informations nécessaires pour la carte d’enregistrement de l’hébergement.

Si vous êtes invité(e) à un Périmètre d’entreprise, nous traitons les données auxquelles le Périmètre d’entreprise a accès dans le cadre de la Plateforme Hotello.

Nous traitons les données dans le but et sur la base légale de la mise à votre disposition des informations et des fonctionnalités de l’Espace personnel Hotello.

Site internet d’Hotello

Hotello peut utiliser vos données à des fins de marketing si vous vous inscrivez à notre newsletter ou à toute autre communication marketing qui pourrait vous intéresser au vu de vos préférences passées. Ces communications doivent respecter strictement les réglementations légales applicables. Les supports publicitaires et marketing d’autres parties ne vous seront envoyés que si vous avez accepté de recevoir ces communications par l’intermédiaire de notre site internet ou par d’autres moyens. Le fondement juridique du traitement de vos données à des fins de marketing est votre consentement ou nos intérêts légitimes.

Vous pouvez revenir sur votre décision de recevoir des communications marketing conformément aux règles de désabonnement décrites dans chaque e-mail marketing ou dans toute autre forme de communication par l’intermédiaire de l’option « se désabonner » disponible dans le pied de page de chaque e-mail. Vous pouvez également vous désabonner par l’intermédiaire des paramètres de votre Compte utilisateur ou directement en contactant Hotello. Si vous vous désabonnez, Hotello conservera uniquement les données nécessaires pour vous fournir des services conformément aux règles énoncées dans cette Politique.

Services client d’Hotello

Hotello peut enregistrer les appels avec ses clients et traite les données personnelles qui y sont associées sur la base de son intérêt légitime, à des fins de preuve de l’offre correcte des services et pour pouvoir se défendre en cas de réclamation de ses clients.

Nous informons nos clients de l’enregistrement au début de chaque appel. En choisissant de poursuivre l’appel, vous acceptez l’enregistrement et le recueil de communications à caractère personnel. Si vous souhaitez nous contacter d’une manière différente, écrivez-nous à l’adresse vieprivee@hotello.com.

Nous pouvons enregistrer les appels (audio et vidéo) avec nos clients et nos prospects à des fins de formation interne, de veille économique et de prise de notes. Cet enregistrement est toujours basé sur votre consentement préalable à l’enregistrement. En consentant à l’enregistrement de l’appel, vous acceptez l’enregistrement et le recueil de communications à caractère personnel. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant vieprivee@hotello.com, auquel cas nous effacerons les enregistrements.

Obligations légales

Dans certains cas, les réglementations nous imposent des obligations en vertu desquelles nous sommes tenus de procéder au traitement des données personnelles. Il peut s’agir par exemple des lois fiscales et comptables et de la mise à disposition de certaines données aux autorités en raison du droit applicable. Par conséquent, nous pouvons procéder au traitement de vos données pour nous acquitter de nos obligations légales et pour l’archivage de nos dossiers internes. Le fondement juridique du traitement de ces données est le respect des obligations légales.

Nos sites internet utilisent des cookies afin de collecter des informations concernant les personnes qui visitent notre site internet. Les cookies sont des fichiers texte cryptés de petite taille conservés sur votre ordinateur ou sur un autre appareil. Les cookies nous aident à faire fonctionner notre site internet et à mettre à votre disposition des fonctionnalités et des options importantes de notre site internet. Ils nous aident à comprendre la manière dont notre site internet est utilisé. Dans le même temps, nous utilisons des cookies à des fins analytiques et statistiques, par exemple pour suivre et surveiller les pays, pages et méthodes qui ont été utilisés pour visiter notre site internet, et pour permettre la personnalisation.

De plus, les cookies nous permettent de vous proposer les annonces publicitaires les plus adaptées à votre profil. Les cookies sont également utilisés pour le profilage. Ils nous aident à comprendre comment notre site internet est utilisé, par exemple, et nous indiquent si vous rencontrez un message d’erreur lors de votre navigation. Pour plus d’informations concernant les cookies, visitez https://www.allaboutcookies.org/fr/.

Nous utilisons les types de cookies suivants :

1. cookies essentiels (obligatoires), qui sont nécessaires pour que nous puissions vous fournir l’accès à notre site internet et aux services que vous nous avez explicitement demandés. Ils permettent le fonctionnement des fonctionnalités principales du site internet, telles que le suivi de vos entrées de données, la gestion du réseau et l’accessibilité (la désactivation de ces cookies peut avoir pour conséquence un fonctionnement incorrect de notre site internet) ;

2. cookies analytiques (performance), qui nous aident à analyser vos habitudes de navigation sur nos sites internet et le contenu pertinent pour nos utilisateurs. Ils sont utilisés pour mesurer et améliorer les performances ;

3. cookies fonctionnels qui nous permettent de sauvegarder vos choix passés, par exemple votre langue et devise par défaut, de nous souvenir de votre nom et de votre e-mail, de remplir automatiquement les formulaires et de permettre la personnalisation, par exemple pour les “chats” en direct, les vidéos et l’utilisation des réseaux sociaux ;

4. les cookies publicitaires, qui nous permettent de vous proposer des annonces publicitaires personnalisées.

Nous pouvons collecter les données suivantes à l’aide des cookies :

L’adresse IP, le genre, le fuseau horaire, les paramètres de navigation, le système d’exploitation, les informations sur les visites du site internet, y compris l’URL, les termes de recherche, les informations sur le contenu que vous avez consulté ou cherché sur notre site internet, les délais de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée de visite de certaines pages, les informations sur les interactions de la page (telles que le défilement, les clics et le pointage avec la souris).

Lorsque vous visitez notre site internet, la bannière de notification située en bas du site internet vous informera que nous collectons des cookies. La bannière vous permet de gérer les types de cookies qui peuvent être collectés par Hotello. Vous pouvez modifier les paramètres et retirer votre consentement à tout moment par l’intermédiaire des paramètres de confidentialité accessibles dans le bas du site internet.

Lorsque nous collectons les cookies essentiels, le fondement juridique pour le traitement de ces données est l’intérêt légitime. Il n’est pas possible de désactiver ces cookies par l’intermédiaire des paramètres de confidentialité, étant donné que notre site internet est susceptible de ne pas fonctionner correctement lorsque vous désactivez ce type de cookies. Si vous souhaitez tout de même désactiver ces cookies, suivez les instructions disponibles ci-dessous, dans la section Désactivation des cookies.

Nous ne stockons des données ou n’accédons à des données déjà stockées dans vos équipements, terminaux, tel que votre PC ou votre appareil mobile, à des fins analytiques, fonctionnelles ou publicitaires, qu’après avoir obtenu votre consentement.

Les e-mails et/ou les sites internet d’Hotello et les échanges générés par l’utilisation et/ou l’inscription aux services et/ou à la plateforme d’Hotello, tels que les e-mails promotionnels, peuvent contenir des images électroniques appelées « balises web ». Les balises web fonctionnent généralement conjointement avec les cookies, et il est possible que nous les utilisions de la même manière que les cookies (voir ci-dessus).

Désactivation des cookies

Nous utilisons également les plug-ins sociaux des réseaux sociaux suivants sur nos sites internet : (i) facebook.com, (ii) twitter.com, (iii) linkedin.com (« plug-ins »), qui sont signalés par la présence de leur logo sur notre site internet. Lorsque vous visitez nos sites internet, votre navigateur établit une connexion directe avec les serveurs sur lesquels ces plug-ins sont exécutés. Le contenu des plug-ins est transféré directement par Facebook/Twitter/LinkedIn vers votre navigateur, qui l’intègre ensuite à notre site internet. L’intégration de ces plug-ins permet à Facebook/Twitter/LinkedIn de recevoir les informations auxquelles vous avez accédé sur la page correspondante de notre site internet. Si vous vous êtes connecté à partir de Facebook/Twitter/LinkedIn, cela vous permettra de relier votre visite à votre compte sur l’un de ces réseaux sociaux. Veuillez noter qu’un échange de ces informations a déjà lieu à partir du moment où vous visitez notre site internet, que vous interagissiez avec le plug-in ou non. Si vous ne souhaitez pas que Facebook/Twitter/LinkedIn recueille des données vous concernant par l’intermédiaire de notre site internet, vous devez vous déconnecter de ces sites avant de visiter notre site internet.

Pour plus d’informations concernant la manière dont ces réseaux sociaux procèdent au traitement de vos données, consultez leurs politiques de confidentialité respectives :
Facebook https://www.facebook.com/privacy/explanation
Twitter https://twitter.com/fr/privacy
LinkedIn https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

En général, les données personnelles des personnes sont conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été traitées. La durée pendant laquelle Hotello conservera vos données personnelles dépendra également du fondement juridique sur la base duquel vos données sont traitées. Si le traitement est basé sur l’intérêt légitime, vos données seront traitées aussi longtemps que l’intérêt légitime d’Hotello est en place. Pour les données conservées sur la base d’obligations légales, la période de rétention des données est prescrite par les réglementations légales applicables. Pour les données traitées sur la base de l’exécution d’un contrat, les données sont traitées pendant la durée de la relation contractuelle et pendant le délai de prescription applicable. Si le traitement est fondé sur votre consentement, vos données personnelles seront supprimées consécutivement au retrait de votre consentement. Veuillez garder à l’esprit que les mêmes données peuvent également être traitées sur la base d’un autre fondement juridique, auquel cas le retrait du consentement peut ne pas impliquer l’effacement complet de vos données.

Hotello collectera une quantité raisonnable de vos données personnelles et des autres informations qui sont pertinentes aux fins pour lesquelles vos données personnelles sont collectées.

Si vous créez un Compte utilisateur, nous procéderons au traitement de vos données pendant la période de votre inscription auprès d’Hotello. Vous pouvez supprimer votre Compte utilisateur à tout moment. Vous pouvez également gérer les données traitées vous concernant par l’intermédiaire de votre Compte utilisateur.

Les données personnelles que Hotello collecte dans le cadre du processus de vérification des clients sont traitées pendant la durée de la relation contractuelle entre Hotello et ses clients et pendant 5 ans après la fin de la relation contractuelle.

Hotello ne conservera pas les données que vous nous fournissez ou qui sont collectées automatiquement pendant les appels téléphoniques plus longtemps que nécessaire, compte tenu des finalités pour lesquelles ils sont fournis ou collectés. De plus, vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données à tout moment en contactant vieprivee@hotello.com, auquel cas nous supprimerons les données de notre système.

Vos données personnelles ne seront pas partagées avec des pays tiers, à l’exception des situations suivantes :

1. les données sont nécessaires pour la mise à disposition des Services Hotello,

2. le partage est basé sur votre consentement,

3. les données personnelles sont partagées avec des sous-traitants qui effectuent le traitement des données personnelles au nom d’Hotello,

4. Hotello est tenu de partager les données personnelles en vertu de la loi ou sur ordre d’une autorité publique,

5. Hotello est tenu de fournir les données personnelles aux prestataires de traitement des paiements afin de faciliter le processus de vérification des clients.

Catégories de Sous-traitants des données

Hotello fait appel à des prestataires tiers de confiance qui, dans certains cas, traitent les données personnelles au nom d’Hotello et conformément aux instructions fournies par Hotello. Hotello peut faire appel à différentes catégories de prestataires (Sous-traitants des données en vertu du RGPD) :

● centre de données, hébergement,
● prestataires marketing,
● prestataires d’analytique et d’enregistrements,
● prestataires de gestion d’activité,
● prestataires de gestion des tâches et de communication,
● services juridiques, fiscaux, comptables et services d’audit,
● prestataires de sécurité de l’information.

Hotello veillera à ce que vos données soient conservées en toute sécurité. Par conséquent, Hotello a mis en place des mesures et des plans organisationnels, techniques et physiques appropriés pour protéger et sécuriser toutes les informations collectées par les Services d’Hotello.

L’objectif est de prévenir le traitement non autorisé ou illégal de vos données personnelles, ou l’accès, l’utilisation, le transfert, le traitement, la copie, la transmission, l’altération, la perte ou l’endommagement accidentels, non autorisés ou illégaux de vos données personnelles. Malgré tous les efforts et le respect de toutes les règles édictées par les réglementations légales applicables, il n’est pas possible de garantir la sécurité des données si elles sont transférées ou transmises de manière non sécurisée.

Hotello protège vos données notamment comme suit :

● Utilisation de plusieurs niveaux de journaux système internes,
● Application d’une politique de mots de passe forts, hachage des mots de passe des utilisateurs,
● Tests de pénétration.

Ces mesures ne doivent pas vous empêcher d’entreprendre des démarches appropriées pour sécuriser vos propres données personnelles. Vous devriez notamment changer de mot de passe régulièrement. D’autre part, évitez d’utiliser des noms d’utilisateur et des mots de passe prévisibles, de partager votre mot de passe avec d’autres personnes, d’accorder l’accès à votre Compte utilisateur et/ou de divulguer vos données personnelles à d’autres personnes. Hotello ne vous demandera jamais de fournir votre mot de passe dans une communication non sollicitée. Veuillez informer immédiatement notre délégué à la vie privé immédiatement de toute utilisation non autorisée de votre Compte utilisateur ou de toute autre violation présumée de la sécurité des données.

Vous bénéficiez des droits suivants en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels:

Droit d’accès

Vous avez le droit d’être informé(e), entre autres, des données personnelles vous concernant qui sont traitées par Hotello, des fins du traitement et des destinataires de vos données personnelles.

Droit de rectification

Vous avez le droit de demander la rectification de vos données personnelles incomplètes, inexactes ou obsolètes.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous avez le droit de supprimer certaines données personnelles que nous avons collectées et traitées à votre sujet. Veuillez noter que Hotello peut être autorisé ou même obligé de conserver certaines de vos données personnelles malgré votre demande d’effacement.

Le droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, par exemple lorsque nous traitons des données personnelles inexactes vous concernant, ou si vous estimez que le traitement n’est plus nécessaire, vous pouvez demander la limitation du traitement.

Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous fournissez dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de demander leur transmission à un autre responsable du traitement des données lorsque cela est techniquement possible.

Droit à l’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des motifs liés à votre situation particulière, au traitement des données personnelles vous concernant, qui est mené dans l’intérêt public ou pour les intérêts légitimes poursuivis par Hotello, y compris le profilage.
L’exercice de vos droits peut être limité par la nécessité pour Hotello de conserver certaines de vos données personnelles pour se conformer aux obligations légales, pour l’établissement, l’exercice ou la défense de réclamations légales ou pour toute autre raison impérieuse prévue par le droit applicable en matière de protection des données.

Le droit de ne pas être soumis à une décision automatisée

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques vous concernant ou qui vous affecte de façon similaire. Cela ne s’applique pas si la décision : (a) est nécessaire pour conclure ou exécuter un contrat entre vous et Hotello ; (b) est autorisée par la loi et que la loi prévoit des mesures appropriées pour protéger vos droits, vos libertés et vos intérêts légitimes ; (c) est basée sur votre consentement explicite. Hotello ne prend pas de décisions basées uniquement sur un traitement automatisé qui aurait des effets importants pour l’utilisateur d’Hotello. Par souci d’exhaustivité, Hotello utilise des cookies et des technologies similaires dont l’utilisation peut être équivalente en quantité au profilage. Pour plus d’informations sur le retrait de votre consentement concernant l’utilisation des cookies ou sur la désactivation des cookies, veuillez consulter le chapitre III. Cookies de la présente Politique de confidentialité.

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, veuillez contacter vieprivee@hotello.com.

Droit de déposer une plainte

Si vous souhaitez déposer une plainte concernant le traitement de vos données personnelles par Hotello, vous pouvez contacter notre délégué à la gestion des plaintes à l’adresse plainte@Hotello.com, qui se chargera de résoudre le problème.

Si vous souhaitez en savoir plus sur Hotello, sur la manière dont Hotello protège votre vie privée ou concernant la présente Politique de confidentialité, contactez Hotello à l’adresse vieprivee@hotello.com.

Aidez Hotello à s’assurer que vos données restent actualisées. Si vous pensez que certaines données traitées par Hotello sont incorrectes, contactez Hotello à l’adresse vieprivee@hotello.com.

Cette politique s’applique au site: https://hotello.com/
Date de dernière mise à jour: 19/10/2023