Tout ce que vous devez savoir sur le processus d’implantation d’Hotello

Comment se déroule l’implantation d’Hotello?

Le processus d’implantation d’Hotello est divisé en 8 grandes étapes:

• La prise de contact avec le gestionnaire du projet de l’établissement hôtelier
• L’envoi du questionnaire
• La réception du questionnaire
• La création de la base de données
• La livraison de la base de données
• Les formations personnalisées, si souhaité
• La mise en live
• La mise en place des interfaces

Après que le client ait confirmé son engagement avec Hotello, nos experts du Succès Client prennent le relais avec le gestionnaire du projet de l’établissement hôtelier. Le processus d’implantation débute alors par un échange de connaissances entre le gestionnaire et nos spécialistes puisque celui-ci connaît parfaitement son établissement et que nos spécialistes maîtrisent Hotello. Cette discussion permet au département du Succès Client de construire la base de données du client en seulement 5 à 7 jours, selon la complexité de l’établissement.

Par la suite, nos spécialistes présentent la base de données aux hôteliers qui auront le rôle de leaders et d’agents du changement tels que le superviseur de la réception, le comptable, le manager de l’hôtel et toutes les personnes qui motiveront les employés afin qu’ils se sentent tous concernés par le changement. Notre équipe en profite également pour aborder les étapes du démarrage et pour prendre des rendez-vous de formations, comme les formations de gestion de base, réception, administration, gestion des salles, vérification de nuit, interfaces. Ainsi, le gestionnaire a pour mission de placer les bons employés dans les formations appropriées. Après les formations, le département du Succès Client prépare les employés au démarrage et effectue la vérification du processus afin que tout soit prêt le jour du démarrage. 

Lors du jour tant attendu, la réception fait les départs avec son ancien logiciel de gestion et c’est idéalement à 12h que celle-ci procède à la fermeture de son quart de travail. De ce fait, les données financières sont alors transférées dans Hotello. Nos spécialistes ainsi que le client s’assurent que les balances des comptes à recevoir et les dépôts soient bien dans Hotello puis déconnectent les interfaces des anciens systèmes dans le but d’isoler l’ancien logiciel. Ce n’est qu’après avoir obtenu la validation de la comptabilité que la réception peut désormais utiliser Hotello pour effectuer les arrivées et les départs de ses clients et que les interfaces seront rebranchées. 

En tant que gestionnaire du projet, n’oubliez pas que votre première priorité est de faire en sorte que le séjour de vos clients ne soit pas perturbé par votre changement de système. Assurez-vous également que vos employés soient à l’aise avec les nouveaux outils mis en place et qu’ils puissent être efficaces quotidiennement.

En général, le délai moyen de mise à disposition du logiciel prête à être utilisé est d’environ 30 jours, dépendamment de la rapidité avec laquelle le client remet les documents nécessaires au montage de sa base de données mais aussi de la complexité du modèle d’affaire. Ainsi, un établissement avec peu de chambres et sans interfaces pourra être opérationnel beaucoup plus rapidement. Par la suite, l’installation des interfaces se fait après la mise en place de la base de données et dépend de la disponibilité des fournisseurs tiers.

Le processus d’implantation d’Hotello continue même après la mise en place du logiciel. En effet, notre département du Succès Client continue d’accompagner nos hôteliers tout au long de leur utilisation d’Hotello. Nos spécialistes sont dévoués et disponibles en cas de besoin d’informations, de questions concernant les modules spécifiques d’Hotello. Aussi, notre collaboration avec nos clients permet à nos experts de conseiller et d’aider les gestionnaires à prendre les meilleures décisions en leur apportant des connaissances sur Hotello et sur les options disponibles qui sont adaptées à leurs établissements hôteliers.