Tout ce que vous devez savoir sur le processus d’implantation d’Hotello

En hôtellerie, le processus d’implantation d’un logiciel de gestion hôtelière peut parfois être complexe et angoissant pour les hôteliers. Chez Hotello, nos spécialistes accompagnent nos clients au quotidien, notamment lors du processus d’implantation du PMS. Ainsi, notre équipe dévouée du Succès Client s’occupe de prendre en main tout le processus d’implantation du logiciel, accompagne nos nouveaux clients pendant la préparation au changement et les suit tout au long de leur utilisation d’Hotello.

De plus, c’est avec nos spécialistes du Succès Client que ceux-ci établissent les différentes étapes du projet, leurs priorités et la date de démarrage souhaitée avec leur nouveau PMS Hotello.

processus-implantation-hotello

Comment se déroule l’implantation d’Hotello?

Le processus d’implantation d’Hotello est divisé en 8 grandes étapes:

  • La prise de contact avec le gestionnaire du projet de l’établissement hôtelier
  • L’envoi du questionnaire
  • La réception du questionnaire
  • La création de la base de données
  • La livraison de la base de données
  • Les formations personnalisées, si souhaité
  • La mise en live
  • La mise en place des interfaces

Après que le client ait confirmé son engagement avec Hotello, nos experts du Succès Client prennent le relais avec le gestionnaire du projet de l’établissement hôtelier. Le processus d’implantation débute alors par un échange de connaissances entre le gestionnaire et nos spécialistes puisque celui-ci connaît parfaitement son établissement et que nos spécialistes maîtrisent Hotello. Cette discussion permet au département du Succès Client de construire la base de données du client en seulement 5 à 7 jours, selon la complexité de l’établissement.

Par la suite, nos spécialistes présentent la base de données aux hôteliers qui auront le rôle de leaders et d’agents du changement tels que le superviseur de la réception, le comptable, le manager de l’hôtel et toutes les personnes qui motiveront les employés afin qu’ils se sentent tous concernés par le changement. Notre équipe en profite également pour aborder les étapes du démarrage et pour prendre des rendez-vous de formations, comme les formations de gestion de base, réception, administration, gestion des salles, vérification de nuit, interfaces. Ainsi, le gestionnaire a pour mission de placer les bons employés dans les formations appropriées. Après les formations, le département du Succès Client prépare les employés au démarrage et effectue la vérification du processus afin que tout soit prêt le jour du démarrage. 

Lors du jour tant attendu, la réception fait les départs avec son ancien logiciel de gestion et c’est idéalement à 12h que celle-ci procède à la fermeture de son quart de travail. De ce fait, les données financières sont alors transférées dans Hotello. Nos spécialistes ainsi que le client s’assurent que les balances des comptes à recevoir et les dépôts soient bien dans Hotello puis déconnectent les interfaces des anciens systèmes dans le but d’isoler l’ancien logiciel. Ce n’est qu’après avoir obtenu la validation de la comptabilité que la réception peut désormais utiliser Hotello pour effectuer les arrivées et les départs de ses clients et que les interfaces seront rebranchées. 

En tant que gestionnaire du projet, n’oubliez pas que votre première priorité est de faire en sorte que le séjour de vos clients ne soit pas perturbé par votre changement de système. Assurez-vous également que vos employés soient à l’aise avec les nouveaux outils mis en place et qu’ils puissent être efficaces quotidiennement.

En général, le délai moyen de mise à disposition du logiciel prête à être utilisé est d’environ 30 jours, dépendamment de la rapidité avec laquelle le client remet les documents nécessaires au montage de sa base de données mais aussi de la complexité du modèle d’affaire. Ainsi, un établissement avec peu de chambres et sans interfaces pourra être opérationnel beaucoup plus rapidement. Par la suite, l’installation des interfaces se fait après la mise en place de la base de données et dépend de la disponibilité des fournisseurs tiers.


Le processus d’implantation d’Hotello continue même après la mise en place du logiciel. En effet, notre département du Succès Client continue d’accompagner nos hôteliers tout au long de leur utilisation d’Hotello. Nos spécialistes sont dévoués et disponibles en cas de besoin d’informations, de questions concernant les modules spécifiques d’Hotello. Aussi, notre collaboration avec nos clients permet à nos experts de conseiller et d’aider les gestionnaires à prendre les meilleures décisions en leur apportant des connaissances sur Hotello et sur les options disponibles qui sont adaptées à leurs établissements hôteliers.

Des articles qui pourraient vous intéresser

augmenter-reservations-hote
12 mai, 2016 | Claudine Vio

9 façons d’augmenter vos réservations et vos revenus

1 - Solidifiez le persona de vos clients Trouvez, à l’aide de votre base de données, qui sont vos…
Lire l'article
raisons-creer-questionnaire-satisfaction
28 juin, 2016 | Nicolas Audiffren

8 bonnes raisons de créer votre questionnaire de satisfaction client

S'assurer de l'adéquation entre votre offre et les besoins/ attentes de vos clients L’objectif en matière de qualité…
Lire l'article
promouvoir-hotel-budget-limite
12 juillet, 2016 | Laura Yee Kui Choi

5 astuces pour promouvoir votre hôtel avec un budget limité

1 - Créez une expérience web captivante Un site web adapté à l’expérience utilisateur est l’un des piliers…
Lire l'article
conseils-marketing-digital-hotel
25 août, 2016 | Nicolas Audiffren

10 conseils en matière de marketing numérique

1 - Tirez profit de votre spécialisation Votre hôtel devrait apparaître dans les canaux de distribution les plus…
Lire l'article
personnel-hotelier-productif
24 janvier, 2017 | Sarah Trépanier

5 conseils pour rendre votre personnel hôtelier plus productif

Prenez des mesures incitatives pour récompenser leur travail Une des premières choses que vous pouvez faire pour encourager…
Lire l'article
17-01-conseils-ameliorer-service-clientele-00
26 janvier, 2017 | Catherine Daoust

6 conseils pour améliorer votre service à la clientèle dès maintenant

1. Nouez le dialogue avec votre public cible L’objectif du service à la clientèle est d’offrir une expérience positive à…
Lire l'article
personnel-heureux-hotellerie
| Catherine Daoust

4 façons de garder votre personnel heureux

1 - Établissez une culture de travail axée sur l’apprentissage et le développement Dans l’industrie de l’hôtellerie, les…
Lire l'article
formations-hotellerie
3 avril, 2017 | Sarah Trépanier

Les avantages de la formation du personnel pour les hôteliers

1 - Augmenter le rendement Investir dans de la formation ne se fait pas par simple intérêt pour…
Lire l'article
cybersecurite-hotellerie
23 mai, 2017 | Karine Thibeault

Logiciel de gestion hôtelière : qu’en est-il de la cybersécurité?

Sécurité physique Advenant le cas malheureux où votre établissement serait victime d’un sinistre tel qu’un feu ou un…
Lire l'article
augmenter-reservations-directes
12 juillet, 2017 | Nicolas Audiffren

Augmentez vos réservations directes en 8 étapes faciles

Augmentez vos réservations directes en 8 étapes faciles 1. Simplifiez le processus de réservation Pour que les visiteurs…
Lire l'article
qualites-moteur-reservation
3 août, 2017 | Claudine Vio

Les 4 qualités d’un bon moteur de réservation

Simple et intuitif Plus l’expérience de réservation est simple et intuitive, plus vous aurez de conversions. Votre moteur…
Lire l'article
programme-fidelisation-hotellerie
7 février, 2018 | Sarah Trépanier

La vérité sur les programmes de fidélisation

Pourquoi avoir un programme de fidélisation? Les programmes de fidélisation sont reconnus pour être gagnants-gagnants : le client est…
Lire l'article
attirer-voyageurs-affaires
7 mars, 2018 | Sarah Trépanier

Comment attirer les voyageurs d’affaires?

La technologie est nécessaire C’est simple, pour inciter les voyageurs d’affaires à séjourner dans votre établissement, celui-ci doit…
Lire l'article
qualites-bon-pms-hotel
24 avril, 2018 | Karine Thibeault

Les 6 qualités d’un bons PMS hôtel

Les 6 qualités d'un bons PMS hôtel Un bon PMS hôtel doit être Facile d'utilisation Votre PMS doit…
Lire l'article
automatisation-hotel
15 mai, 2018 | Claudine Vio

Laissez-vous guider par l’automatisation

Laissez-vous guider par l'automatisation La prise de réservation L’automatisation commence par la prise de réservations. Lorsque celle-ci se…
Lire l'article
connectivite-pms
21 juin, 2018 | Karine Thibeault

La connectivité d’un PMS, le luxe de la sélection

Pourquoi privilégier la connectivité? Dans un établissement hôtelier, le logiciel de gestion hôtelière (PMS) est le cœur des…
Lire l'article