Une facture? Par email!

Une solution plus durable

En tant qu’entreprise, il est important de déterminer les valeurs qui vous représentent et de les respecter. Le développement durable est notamment un enjeu à ne pas négliger, et limiter les envois papier est un bon moyen d’y contribuer.

En envoyant les factures et les comptes à recevoir par courrier électronique, vous réduisez votre empreinte écologique puisque vous diminuez votre utilisation de papier. Les arbres vous en remercieront certainement.

Bien que l’utilisation du courriel puisse être remise en question en raison de l’empreinte écologique que le stockage de ces données engendre, le choix d’un établissement paperless peut être une valeur solide pour votre entreprise. Compte tenu du nombre de factures quotidiennes qu’un établissement hôtelier émet, la quantité de papier, d’enveloppes, de timbres et de transport pour acheminer le tout est colossale. Il faut aussi prendre en compte toutes les factures de comptes à recevoir, envoyées aux fournisseurs de votre hôtel grâce au système PMS. En plus de l’utilisation que chacun fait de ce papier, il faut penser aux déchets qu’il entraîne. De façon réaliste, il est certain que toutes ces feuilles ne finiront pas nécessairement au recyclage. C’est donc un gaspillage de ressources qui pourrait facilement être évité, et ce, simplement en choisissant d’envoyer les factures de comptes à recevoir par courriel.

Une solution plus rapide

En plus de contribuer au bien-être de la planète, les envois de factures et de comptes à recevoir par courriel sont bien plus rapides et efficaces.  En les envoyant par la poste, il est risqué que la facture soit perdue, envoyée à la mauvaise adresse ou encore, qu’elle soit endommagée en cours de route. Lorsque les factures sont envoyées par courriel, ces risques peuvent être complètement évités. En plus, la personne qui est censée recevoir ladite facture la reçoit directement dans sa boîte de courriels, sans risque que l’enveloppe ne se perde dans un autre département de l’entreprise.

Aussi, il est plus facile de conserver les factures reçues par courriel. Stockées dans le Cloud ou sur un ordinateur, elles deviennent complètement invulnérables aux bris physiques. De plus, les factures reçues peuvent être classées et consultées à tout moment. Il est indéniable que cette façon de faire est bien plus rapide que d’avoir à fouiller dans des classeurs pour retrouver une facture de compte en version papier. Également, s’il y a une erreur dans la facture du compte, il est certainement plus rapide et efficace de répondre directement au courriel pour en aviser l’expéditeur. En prime, il est plus facile et rapide de faire le suivi des factures lorsqu’elles sont envoyées par courriel. Elles peuvent toutes être rangées à un seul endroit et sont ainsi accessibles au besoin.

Une solution plus économique

En envoyant les factures des comptes à recevoir par courriel, vous aurez moins de papier à acheter, et vos frais d’impression, d’encre et de poste seront diminués. De cette manière, vous aurez plus d’argent dans vos poches. C’est également plus économique, car le temps passé à la conception de ces enveloppes est un gain de temps que vos employés pourront utiliser pour d’autres tâches plus importantes.

Au delà des factures

De nombreuses communications avec les clients peuvent aussi se faire par courriel. On  peut penser, notamment, aux infolettres et aux confirmations de séjour, que le client peut par la suite conserver dans ses courriels à des fins de consultation. Lorsqu’un client arrive à votre hôtel, une fiche d’enregistrement en ligne peut également vous permettre de ne pas avoir à imprimer une fiche pour chaque client, ce qui vous fera économiser une grande quantité de papier. La fiche d’enregistrement en ligne permet aux clients de valider leurs renseignements avant leur arrivée, vous garantissant ainsi l’exactitude des données qui se trouvent dans votre système PMS.

Dans chaque département, l’utilisation du papier peut être largement diminuée, voire abandonnée. Par exemple, au niveau de l’entretien ménager, la liste des chambres peut se trouver dans une application mobile plutôt que sur une feuille imprimée. En plus de diminuer votre consommation de papier, vous augmenterez l’efficacité de votre personnel puisqu’une application mobile est certainement plus rapide et efficace quant à la gestion de l’entretien ménager.

Pour ce qui est de la comptabilité, il est possible d’envoyer les différents rapports par courriel via votre système PMS ou encore, grâce à la connectivité entre le système PMS  et le système comptable de votre établissement. Ces ajustements de vos façons de faire peuvent grandement aider à réduire l’impression de papier.