Comment survivre au temps des fêtes de fin d’année?

Si votre établissement est ouvert en hiver, le temps des fêtes peut être synonyme de fort achalandage et nécessiter une gestion encore plus pointue. Il est également possible que vous observiez un taux d’occupation plutôt bas s’il s’agit d’une période plutôt tranquille pour vous. Afin de passer à travers cette période avec confiance et de la façon la plus organisée possible, quel que soit votre cas, nous vous avons préparé un petit guide pratique.

Gérez bien vos salles

Le temps des fêtes est un moment propice aux rassemblements familiaux ou corporatifs. Les clients peuvent donc chercher des salles à louer pour la tenue de leurs événements. Si votre établissement comporte des salles de réception, il est judicieux de vous doter d’un logiciel de gestion de salles intégré à votre logiciel PMS afin d’assurer une gestion efficace des événements du temps des fêtes.

Avec un bon logiciel de gestion de salles qui communique avec le logiciel PMS de votre hôtel, toute l’information est centralisée à un seul endroit, ce qui rend la coordination et l’échange de données beaucoup plus rapide et efficace. Le logiciel vous évite de faire des erreurs et de perdre des renseignements importants sur la planification de la soirée en question. Si vous avez habituellement un fort achalandage pendant le temps des fêtes, vous ne voulez surtout pas inverser deux réservations ni vous tromper dans la quantité de nourriture à fournir au groupe que vous attendez. C’est pourquoi il est très important de bien vous organiser, et un logiciel de gestion de salles intégré à votre logiciel PMS est un allié de taille dans l’organisation de vos événements.

Utilisez un module de Yield management

Avec le fort achalandage souvent relié à la période des fêtes, il est important de savoir jouer avec un module de yield management, lequel consiste à faire fluctuer vos prix pour maximiser votre taux d’occupation et vos revenus. À cette période de l’année, vous pourriez donc vous permettre d’augmenter vos tarifs en raison de la demande élevée pour vos chambres. Il est cependant important d’avoir un logiciel PMS performant qui comporte un module de yield management pour faire les calculs en fonction des bons critères.

Ne vous inquiétez pas si votre hôtel n’est pas plein

Bien qu’une grande partie des clients préfère réserver d’avance en prévision de la période des fêtes pour s’assurer d’avoir une chambre le jour souhaité, d’autres, en revanche, se présentent sans avoir réservé. Pendant cette période, les clients sont probablement plus nombreux à vouloir réserver une chambre à la dernière minute. Donc, s’il vous reste de la place, utilisez une bonne stratégie pour récupérer les indécis qui s’y prennent à la dernière minute.

Étant hors de chez eux le temps du souper de Noël et n’ayant pas toujours de chambre où dormir, certains clients peuvent décider de se prendre une chambre à la dernière minute. De plus, pour les hôtels se trouvant dans des régions où la neige règne en hiver, c’est parfois la météo peu clémente qui force les clients à prendre une chambre pour la nuit plutôt que de rentrer chez eux. Donc, ne paniquez pas si votre établissement est très tranquille en début de journée, car il se peut que des clients arrivent plus tard, le soir même, sans avoir réservé.

Afin d’accommoder ces clients tardifs, assurez-vous de garder une certaine quantité de chambres déjà chauffées prêtes à accueillir d’éventuels clients le soir même. Particulièrement si vous êtes un plus petit hôtel ou un motel de région, il se peut que les clients se tournent vers vous en premier si vous êtes les plus près, plutôt que de se rendre à la plus grande ville voisine. Il est donc d’autant plus judicieux pour vous de garder quelques chambres prêtes pour ces clients qui voudront une chambre chaude où dormir le soir du réveillon, et ce, même si le reste de votre hôtel n’est pas nécessairement occupé à sa pleine capacité.

Établissez une stratégie de vente en plusieurs temps

Bien que le temps des fêtes se concentre sur peu de jours, les occasions d’affaires peuvent s’étaler sur une plus grande période. Il en découle des actions de vente qui peuvent s’étaler sur plusieurs mois. Il n’est pas rare, au cours de l’été, de voir certains groupes corporatifs ou privés commencer à se pencher sur les disponibilités d’un hôtel et d’une salle pour une date éloignée. En fin de compte, le temps des fêtes touche plusieurs segments de clientèle au même moment, donc si un groupe souhaite avoir sa place à une date précise, il doit s’y prendre d’avance.  Également, si certains groupes pensent à réserver des mois d’avance, d’autres n’y songent pas nécessairement. Il faut penser à les stimuler par le biais de différentes actions marketing, qui peuvent être déployées au cours de l’été. Il est tout à votre honneur de rappeler à vos groupes fidèles qu’ils doivent penser au temps des fêtes s’ils veulent avoir priorité sur la date qu’ils préfèrent.

Par la suite, il est intéressant de continuer de présenter votre offre du temps des fêtes de façon récurrente aux groupes en faisant une mise à jour de vos disponibilités, créant ainsi une certaine urgence et mettant en marche le processus de réservation pour les intéressés. Pour la clientèle qui ne fait pas partie d’un groupe, et si vous proposez une formule spéciale durant cette période, le plus tôt vous donnerez l’information à vos agents de réservation, le mieux ce sera pour eux. Ceci leur permettra de répondre à toutes les questions des intéressés et de leur fournir l’information qui leur permettra de réserver. Bien souvent, avoir les renseignements précis au moment où le client les demande vous permettra d’avoir un avantage par rapport à votre concurrence, qui n’aura pas nécessairement lancé son offre du temps des fêtes aussi tôt que vous.

Une fois le temps des fêtes passé, ce n’est pas pour autant terminé! Certains groupes qui n’auraient pas eu les dates souhaitées auront intérêt à réserver immédiatement après le temps des fêtes. Puisqu’il s’agit d’une période moins achalandée pour certains établissements, c’est le bon moment d’en profiter pour garantir à ces groupes de pouvoir célébrer l’année suivante à l’endroit qu’ils avaient sélectionné. Cependant, le mois de janvier étant encore une période propice aux célébrations, ces groupes pourraient décider de venir profiter de vos services quelques semaines après la période traditionnelle des fêtes. C’est un bon moyen d’occuper vos salles durant le mois de janvier, qui peut parfois être tranquille. C’est aussi l’occasion de leur offrir un rabais avantageux puisqu’ils occupent vos salles à un moment moins achalandé.

Préparez le temps des fêtes dans votre PMS hôtel

Bien que cette période revienne chaque année et que vous pensiez en avoir l’habitude, quelques préparations sont essentielles pour que le temps des fêtes se déroule dans les meilleures conditions. En premier lieu, il est bon d’avoir un aperçu des performances des années précédentes afin de mettre en place une stratégie qui pourra vous aider à mieux performer. Cet aperçu, que vous pouvez voir dans votre logiciel PMS, est la base de votre démarche en vue du temps des fêtes. En deuxième lieu, il faut savoir que la création de vos forfaits dans le logiciel PMS constitue l’élément essentiel qui permettra à vos agents de réservation de pouvoir renseigner rapidement les clients qui appellent et de pouvoir commencer à prendre des réservations avec ces forfaits complets.

Une fois les forfaits mis en place dans votre logiciel PMS, vient le temps de vous assurer que ceux-ci se retrouvent sur votre moteur de réservation afin que les personnes qui souhaitent réserver en ligne puissent le faire. Pour cela, un moteur de réservation qui reçoit les forfaits de votre logiciel PMS est essentiel pour vous faire gagner du temps. Enfin, suivez de près les lots réservés pour vos divers distributeurs ou pour les différents groupes ayant un intérêt. Pendant cette saison, des délais de confirmation dépassés ou une erreur de lots peut avoir des conséquences négatives sur tout votre établissement. N’oubliez pas de mettre des notes dans votre logiciel PMS pour toutes les activités qui sont prévues dans votre établissement afin de pouvoir renseigner les clients le mieux possible.

Avec toutes ces astuces en cadeau juste à temps pour le temps des fêtes, vous êtes fin prêts à traverser l’hiver en toute confiance!