Le PMS hôtel, un outil indispensable en temps de crise et d’après-crise

Cette solution pratique et performante permet aussi de coordonner plusieurs départements en même temps et détient des fonctionnalités adaptables aux différents besoins des établissements. En effet, un PMS a pour fonctions principales: la disponibilité des chambres, l’ajustement des tarifs, la facturation des clients, la prise de réservation, la gestion des contacts et les envois automatiques de courriels. Il est également possible de connecter un PMS à d’autres logiciels comme ceux destinés aux points de vente (POS), à la gestion de la relation client (CRM), à la gestion des canaux de distribution (OTA), aux interfaces de paiement et bien d’autres encore. De plus, à l’heure où le télétravail et la mobilité sont des éléments importants, vous pouvez même héberger votre PMS sur cloud et gérer votre établissement hôtelier à distance comme si vous y étiez. Ainsi, gardez en tête qu’un bon PMS doit être facile d’utilisation, évolutif et doit offrir des automatisations si vous souhaitez gagner en temps, en satisfaction client et en argent. 

Bien qu’une crise soit passagère, celle-ci impacte fortement le comportement des voyageurs et peut avoir des conséquences à long terme sur les revenus d’un hôtel. En tant qu’hôtelier, il est alors bénéfique pour votre établissement hôtelier de s’équiper d’un PMS performant et d’utiliser ses avantages pour affronter la crise et préparer la période d’après-crise!

Une gestion efficace en cas de réduction du personnel

En temps de crise et d’après-crise, il arrive souvent qu’un hôtelier se retrouve obligé de réduire son personnel. Dans ce cas, avoir un PMS hôtel vous aidera à automatiser les tâches récurrentes comme l’assignation automatique des chambres, l’envoi automatique de courriels de séjour, l’impression de rapports personnalisés, la gestion des réservations en ligne ou encore la mise à jour de l’inventaire de chambres de votre établissement hôtelier. Aussi, le fait d’automatiser ces tâches vous aidera à avoir du temps libre pour vous occuper de vos clients et ainsi vous concentrer sur la qualité du service à la clientèle offert.

De plus, le PMS vous aidera à améliorer l’efficacité de votre personnel notamment grâce à une communication efficace entre les différents départements de votre établissement et à un gain de temps considérable. Pensez par exemple à votre gouvernante qui doit répartir les tâches de son équipe différemment suite aux mesures d’hygiène et de sécurité mises en place au sein de votre hôtel et dans le but de faciliter l’arrivée de vos clients. La réduction du personnel sera compensée par l’automatisation des tâches grâce à la technologie, la procédure d’arrivée sera aussi facilitée par des solutions d’enregistrement en ligne ou encore à l’aide de bornes autonomes qui pourront gérer l’arrivée du client, leur délivrer une clé de chambre et les assister pour le paiement de son séjour.  

Une analyse précise des activités de votre établissement hôtelier

S’équiper d’un Property management software ou encore appelé Hotel management software est d’autant plus utile car il vous permettra d’obtenir une multitude de rapports d’activité comme par exemple des rapports d’occupation, des rapports comparatifs aux années précédentes, des rapports quotidiens, hebdomadaires ou mensuels mais aussi de nombreuses statistiques en fonction des indicateurs de performance ciblés. 

Cela représente un avantage indéniable pour vous car ces rapports vous aideront à faire un suivi précis de vos ventes, de votre nombre de réservations et de votre taux d’occupation. De plus, cette analyse précise vous aidera à améliorer votre stratégie et donc à augmenter votre revenu malgré les périodes difficiles.

L’optimisation des revenus de votre établissement hôtelier

En temps d’incertitude, il reste primordial de suivre en continue le taux d’occupation de votre établissement hôtelier. Ainsi, les analyses de votre performances comparées aux années précédentes vous permettra d’établir une stratégie de yield management. La centralisation de vos disponibilités dans le PMS hôtel vous permet d’ajuster votre tarification à un seul endroit pour ensuite les diffuser sur les différents canaux de distribution tout en veillant à rester attractif vis-à-vis de vos concurrents. L’objectif principal du yield management est bien évidemment de maximiser votre taux d’occupation et vos revenus.

Une gestion personnalisée de la relation client

Les périodes de crise entraînent bien souvent un besoin de se sentir écouté et rassuré chez les clients. De ce fait, le PMS Hôtel deviendra un véritable atout pour vous puisqu’il permet de collecter de nombreuses informations sur vos clients. En effet, cet outil est considéré comme un véritable facteur de satisfaction client. Il vous permettra de connaître le type de client, le type de séjour et bien d’autres informations sur les préférences de consommation de chacun de vos clients. Cela vous aidera aussi à mieux comprendre leurs habitudes d’achat, à mieux répondre à leurs besoins et attentes et donc de personnaliser vos offres et services afin qu’ils se sentent valorisés.

De plus, un logiciel hôtelier est un outil pertinent si vous souhaitez entretenir et consolider la relation avec vos clients et les fidéliser sur le long terme. Par exemple, vous pourrez communiquer au sujet de la situation actuelle au sein de votre établissement hôtelier, de vos nouvelles politiques d’annulation, des mesures d’hygiène et de prévention mises en place par votre établissement et même sur vos forfaits spéciaux et vos promotions. Les rapports sont alors essentiels si vous souhaitez communiquer avec une clientèle spécifique qui aurait besoin de recevoir une information précise pour un séjour à venir.

Une mise en avant des solutions sans contact et sécuritaires

Utiliser un PMS c’est aussi privilégier l’utilisation de solutions sans contact et sécuritaires pour vos clients. Ainsi, vos clients auront donc la possibilité de s’enregistrer en ligne avant leur arrivée ou bien directement à la borne d’enregistrement de votre établissement hôtelier. En temps de crise et d’après-crise, connecter un PMS à ces solutions innovantes sont à privilégier puisqu’elles permettent d’éviter les contacts à la réception et de respecter la distance de sécurité. C’est aussi une solution à considérer même lorsque la crise se termine puisque ces solutions peuvent convenir à une clientèle récurrente ou encore une clientèle d’affaire qui ne souhaite pas perdre du temps à faire la file pour leur enregistrement.

Durant une période de crise ou d’après-crise, s’équiper d’un PMS Hôtel facilitera le travail de vos employés mais cela vous permettra aussi d’offrir une expérience client hors pair. De plus, gardez en tête qu’il est important de rester attentif aux besoin de vos clients et de votre personnel. Ainsi, priorisez la santé, la sécurité et le bien-être de tous.

Vous pouvez également profiter de ces périodes moins achalandées pour former votre personnel, faire un grand nettoyage de votre établissement hôtelier, revoir vos stratégies et améliorer vos outils digitaux.