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De ce fait, nous avons recensé ces éléments pour vous donner un aperçu de ce qu’est le meilleur logiciel de gestion hôtelière, nous allons donc vous expliquer pourquoi le meilleur logiciel de gestion hôtelière doit être sur le cloud, doit être simple d’utilisation et facile d’apprentissage, doit automatiser des tâches répétitives, doit vous fournir des statistiques avancées, doit vous garantir un service client hors pair, doit être évolutif, doit avoir des connectivités avancées, et doit pouvoir se configurer facilement.
Sur le cloud
Il paraît évident qu’un logiciel de gestion hôtelière aussi appelé PMS doit être sur le Cloud, cet avantage fait en sorte qu’il n’y a plus de structure informatique à gérer au sein de l’hôtel. Cette responsabilité revient au fournisseur du PMS et cette spécificité donne aussi l’avantage de pouvoir se connecter facilement à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet.
Le Cloud offre aussi de nombreux avantages comme la mise à jour du système sans action depuis l’hôtel ou encore la mise à niveau rapidement de tous les standards de sécurité que doit comporter le logiciel.
Le Cloud offre aussi une sécurité à l’établissement sur les données récoltées, le fournisseur du PMS sur le Cloud offre des mesures de sécurité supérieures à ce que vous auriez mis en place dans votre établissement. De plus, les sauvegardes régulières sont aussi un élément sécurisant pour l’hôtelier puisqu’il sait que ses données seront accessibles en cas de problématique.
Simplicité d’utilisation et facilité d’apprentissage
Un logiciel tels que ceux utilisés dans les hôtels doit être simple d’utilisation notamment dû au fait que le personnel d’un hôtel se renouvelle souvent et que le temps de formation d’un nouvel employé doit être optimisé pour le rendre rapidement opérationnel.
Un logiciel d’hôtellerie doit également être simple car le personnel passe de nombreuses heures dessus et doit réaliser de nombreuses actions diverses. Ainsi, la simplicité est un gain de temps puisque l’usager n’aura pas à regarder une vidéo de formation ou autre support de formation lorsqu’il souhaite faire une action sur le logiciel.
Au-delà de la simplicité, le logiciel hôtelier doit être intuitif pour une prise en main rapide de divers corps de métier puisque la réception l’utilise beaucoup mais bien d’autres personnes dans l’hôtel en ont aussi beaucoup besoin.
Automatisation des tâches répétitives
En hôtellerie, un PMS devient un véritable allié au quotidien lorsqu’il permet d’automatiser les tâches répétitives. Ces tâches sont une perte de temps pour les employés, qui une fois automatisées pourront leur permettre de mieux s’occuper de la clientèle qui est le principal objectif dans un hôtel. Les tâches comme l’assignation des chambres, l’envoi de courriels, l’audition de nuit, l’entrée de données automatique, la génération de rapports quotidiens sont des tâches que le meilleur PMS doit réussir à automatiser.
Des statistiques avancées
Au-delà des indicateurs hôteliers ou des rapports traditionnels d’occupation et de fermeture de journée, le meilleur logiciel de gestion hôtelière fournit également des statistiques qui permettent au gestionnaire de prendre des décisions éclairées rapidement. Que ce soit des décisions tarifaires ou des décisions sur les actions à réaliser pour atteindre les objectifs, ces statistiques doivent être facilement et rapidement accessibles dans des rapports simples de lecture et facilement exploitables lorsque vient le temps de les analyser ou de les comparer avec d’autres rapports plus anciens. Les statistiques doivent être exportables sur des formats standards pour que chacun puisse le lire sans avoir à remettre les données en format spécifique. De plus, l’export de données doit aussi pouvoir se faire sur des listes client spécifiques ou complètes puisque celles-ci peuvent être utilisées à des fins marketing.
Le service client
L’accompagnement que propose un logiciel de gestion hôtelier est un élément important puisque dès le début d’implantation du logiciel, c’est un projet qui doit être bien mené par des personnes qui ont l’habitude d’effectuer ces changements et qui maîtrisent le logiciel que vous utiliserez. Le service passe par toutes les étapes du processus, allant de la prise en main pour l’installation jusqu’au service et à l’utilisation lorsque vous aurez une question ou un bloquant (puisque même le meilleur logiciel peut avoir des problèmes techniques). Un service accessible, rapide et disponible en tout temps n’est pas un luxe en hôtellerie puisque le client qui souhaite être servi n’attend pas. Ainsi, il va de soi que votre fournisseur vous accompagne en tout temps lorsque vous en avez besoin, que ce soit via différents moyens tels que: l’aide en ligne, des vidéos, des documents, une foire aux questions. En effet, le meilleur logiciel de gestion hôtelière doit venir avec différents moyens de documentation.
Un logiciel qui évolue
Le meilleur logiciel de gestion hôtelière n’est pas arrivé à son apogée du jour au lendemain. La technologie ne cessant d’évoluer, il doit lui aussi offrir des nouveautés et des améliorations. De ce fait, les nouveautés d’un logiciel peuvent être variées que ce soit des interfaces avec d’autres logiciels, des nouvelles fonctionnalités ou encore des améliorations sur la performance globale du logiciel. Ainsi, le meilleur logiciel de gestion évolue sans cesse pour suivre l’évolution des tendances et du métier.
De plus, l’évolution montre le dynamisme du logiciel hôtelier et vous permettra de rester au goût du jour et de pouvoir toujours progresser technologiquement dans l’hôtel en fonction des tendances et des nouveautés que vous voudrez instaurer.
L’évolution du meilleur PMS passe aussi par votre aide puisque chaque demande de développement que vous faites est prise en compte et pourra être mise dans le plan de développement. Ainsi, la collaboration entre l’hôtel et le PMS est un élément important à valoriser.
Les connectivités
Les connectivités sont tous les liens que le PMS de l’hôtel a avec d’autres logiciels. Que ce soit un logiciel de comptabilité, de restauration, de réservation, de relation client, le meilleur logiciel de gestion hôtelière doit pouvoir offrir de nombreuses connectivités. Ces connectivités doivent être avancées pour qu’elles soient efficaces, donc le plus souvent possible, des connectivités 2 voies, c’est-à-dire que les informations transitent d’un logiciel à un autre et vice-versa.
Le meilleur logiciel de gestion hôtelière n’a pas nécessairement le plus grand nombre de connectivités mais il devra avoir des connectivités efficaces qui facilitent vraiment le travail de l’hôtelier et qui permettent d’automatiser des tâches.
Là encore, les connectivités peuvent être illimitées, ainsi lorsque vous souhaitez en avoir une nouvelle qui n’est pas encore disponible, le meilleur logiciel de gestion hôtelière devrait pouvoir vous permettre de soumettre la nouvelle connectivité souhaitée et évaluer votre demande pour en voir les avantages ou vous proposer une alternative qui existe déjà dans son catalogue.
Une configuration facile
Le meilleur logiciel de gestion hôtelière doit être encore une fois simple d’utilisation et cela passe aussi par la configuration que vous pourrez y faire. Créer un nouveau tarif, un nouveau forfait, une nouvelle chambre ou encore rajouter un élément dans votre comptabilité à l’aide de ce logiciel de gestion hôtelière ne devraient pas vous donner des maux de tête. Plus la configuration sera complexe, moins le personnel de l’hôtel aura envie de la modifier ou d’y ajouter des éléments. Gardez en tête que ceci pourrait aussi avoir des effets négatifs sur la performance globale de l’établissement.
Le meilleur logiciel de gestion hôtelière comprend de nombreux éléments complexes, à la fois techniques mais aussi des éléments humains comme le service client. L’accompagnement du client, l’écoute client, l’évolution faite sur les demandes client ou encore les développements basés sur l’observation font tout autant partie intégrante de la validation qu’il s’agit du meilleur logiciel. Ainsi, un logiciel en libre service, un logiciel qui propose un essai gratuit, un logiciel qui a le plus bas tarif, un logiciel qui n’évolue pas ou qui n’offre pas un service client tel que l’hôtellerie est prête à offrir à ses clients ne rentre pas dans la liste des meilleurs logiciels de gestion hôtelière.