How to practice social distancing in a property?

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How to practice social distancing in a property?

Online check-in

First of all, online check-in allows your guests to complete the process from a mobile device before arriving at your property. Moreover, they will have the possibility to complete their check-in and validate their payment information in only a few clicks. This tool will help you reduce contact with your guests upon arrival and minimize waiting time at your front desk, since your guests will only have to collect their room key at the reception or directly at your welcome kiosk.

Pre-registration

Pre-registration is a new feature which allows your guests to confirm  their personal information online in an easy, fast and independent way. After receiving an email from your property, they will confirm their contact information and accept the stay’s conditions on a web form, using their personal mobile device. Also, pre-registration allows your guest to accept a credit card pre-authorization in order to guarantee its stay. Once at your property, all he has to do is to collect its room key at the front desk.

Welcome kiosks

Nowadays, some properties are providing welcome kiosks that give the opportunity to their guests to self check-in. Thanks to this 100% contactless and secure solution, your customers will be completely independent, since they will be able to collect their room keys without even going to the property’s reception.

Integrated payment

The connectivity between your payment terminals and your property management software (PMS) facilitates deposits and pre-authorizations. Operations are entered by the employees in the software so they don’t have to handle payment terminals. Integrated payment can be virtualized, in addition to being secure. It will speed up the check-in process at your property and will increase customers’ satisfaction. Since operations are done directly from the PMS, customers don’t have to take out their payment card upon departure.


The hospitality industry has always been focused on customer service, so hoteliers must find alternative ways to continue delivering memorable experiences while opting for solutions that prioritize social distancing. To do so, it is important to reassure and restore travelers’ trust by communicating all the safety and health measures of your property in a clear and effective way, as well as providing them innovative solutions to help them respect social distancing.

Use your hotel management system to communicate with your guests

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Or, il est maintenant possible d’étendre l’attention que vous accordez à vos clients à l’extérieur des murs de votre établissement et de vous rendre directement chez eux. Avec un logiciel pour hôtel qui vous permet d’automatiser l’envoi d’emails et la gestion de vos réservations, il est extrêmement facile de faire une différence dès le moment où un client réserve une chambre chez vous.

Comme la satisfaction du client va de pair avec votre succès, nous allons vous présenter quatre façons dont la communication à l’aide d’un logiciel pour hôtel peut faciliter le surclassement, les ventes additionnelles et, finalement, l’offre d’un séjour impeccable.

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Communiquez avec vos clients grâce à votre logiciel pour hôtel

L’automatisation, un allié incontournable de votre logiciel pour hôtel

Avant même de parler de types de communication qui peuvent vous permettre de connecter avec votre client en dehors des murs de votre hôtel, il faut savoir que votre plus grand coéquipier dans cette aventure est certainement l’automatisation.

Offerte avec votre logiciel pour hôtel, l’automatisation vous permettra d’envoyer des emails à des clients selon certains critères afin de répondre à leurs besoins et de les tenir informés des détails concernant leur réservation.

Trois types d’emails sont plus fréquemment utilisés avec l’automatisation de votre logiciel pour hôtel:

1. La confirmation de réservation

Ce email sert à rappeler tous les renseignements concernant la réservation, y compris toutes les options choisies par le client.

2. Le rappel de séjour

Dans ce cas-ci, l’email a une double fonction. En plus de donner de l’information sur le séjour et de donner la possibilité de faire son enregistrement en ligne avant d’arriver à l’hôtel, le message peut aussi inclure des promotions, des forfaits, des options de surclassement et d’autres éléments visant à bonifier le séjour.

3. Le remerciement après le séjour

Celui-ci permet de remercier le client pour son passage, bien sûr, mais il peut aussi inclure un sondage de satisfaction et même un outil de fidélisation.

Pour mieux comprendre comment ces envois peuvent vous aider à offrir le meilleur séjour possible à vos clients et à augmenter vos revenus grâce à la vente additionnelle, nous aborderons chaque type en détail.

Confirmez la réservation de votre client sans toucher un seul bouton, à l’aide de votre PMS hôtel

Oui, c’est aussi simple que ça! En fait, avec votre logiciel pour hôtel, le premier email peut être envoyé de façon automatique chaque fois qu’un client remplit un formulaire de réservation en ligne sur votre site Web. L’email inclura donc toute l’information concernant la réservation : les dates du séjour et le nombre de nuits, le nombre de personnes, le type de chambre, le type de forfait (s’il y a lieu), le tarif et le montant total du séjour.

En plus d’envoyer au client un email qui rassemble toute l’information importante relative à son séjour, ce message le rassure et démontre que vous avez bel et bien reçu sa demande de réservation. Inutile? Absolument pas! C’est le genre d’email qui permet de réduire le nombre d’appels et qui peut ainsi libérer votre personnel d’accueil.

Enfin, ce email est un point de référence pour le client. C’est pourquoi nous vous invitons à être soucieux et à y inclure de l’information pertinente, comme l’emplacement du stationnement, l’heure d’arrivée et de départ ainsi que les heures d’ouverture des différents services offerts dans votre hôtel. Votre client appréciera ce genre d’attention.

Rappelez à vos clients que leur séjour arrive à grands pas

Quelques jours avant l’arrivée de votre client, votre logiciel pour hôtel est en mesure d’envoyer automatiquement un email de rappel. En plus d’offrir un survol de l’information pertinente liée au séjour, ce message peut aussi faire la promotion de vos autres services. Comme le séjour approche, votre client est davantage en mode planification, contrairement au moment de la réservation. Il connaît souvent son horaire et cherche à bonifier son expérience. C’est donc le temps parfait pour lui offrir un forfait, une table d’hôte à votre restaurant, des soins de spa ou une activité complémentaire. Vous pourrez alors ajouter au email un bouton pour lui permettre de réserver une heure de souper ou un rendez-vous au spa de façon simple et efficace. En lui proposant des ventes additionnelles à l’avance, vous permettez à votre client de choisir le moment qui lui convient pour ses activités et de programmer son séjour comme il lui plaît afin d’éviter bien des frustrations.

Évidemment, en plus des différents services, l’email de séjour peut offrir au client, selon vos chambres disponibles, différents surclassements à l’aide d’un bouton. Vous pourrez alors bonifier vos gains en vendant une chambre supérieure, le tout coordonné par votre logiciel pour hôtel. Ces boutons peuvent aussi être de simples promotions de produits, comme une bouteille de vin livrée à la chambre. C’est en fait le moment de faire briller les petites attentions et le service qui vous distinguent et qui ont fait votre réputation. L’email de rappel est une excellente façon de vendre l’expérience unique de votre hôtel.

Enfin, il faut penser que ce email va au-delà d’un simple rappel. Il vous permet de bonifier votre REVPAC (revenue per available customer). Ce qui veut dire que pour le même client, vous avez la possibilité d’aller chercher davantage de revenus au moyen de différentes offres et promotions.

Remerciez et évaluez: Un dernier email qui n’est pas anodin

On y pense peu, mais il est aussi important d’effectuer un suivi auprès des clients une fois que le séjour est terminé. Si votre logiciel pour hôtel vous offre la possibilité d’envoyer automatiquement un email après le passage de votre client, n’hésitez pas à le faire! Ce message permet d’abord de remercier le client de vous avoir fait confiance et d’avoir choisi votre établissement. Ce n’est pas rien! Et vous pouvez en profiter pour lui offrir de répondre à un sondage de satisfaction en même temps. Vous ne savez pas quoi inclure dans ce sondage? Vous aurez ainsi toute l’information en main pour vous assurer que votre client a passé un bon moment chez vous. En cas de mauvaise expérience, le sondage vous donnera le moyen de régler la situation avant de retrouver un commentaire négatif sur les réseaux sociaux ou un site de voyage.


Enfin, l’intérêt d’un tel email est surtout de fidéliser votre clientèle. En offrant un code promotionnel valable pour un prochain séjour ou un programme de fidélisation, votre message de remerciement peut rapidement prendre la forme d’un séjour subséquent et d’un client fidèle.

Évidemment, avec cette série d’emails, on tente ici d’étendre le service à la clientèle à l’extérieur des murs de votre établissement. Le logiciel pour hôtel peut vous permettre d’utiliser la technologie et l’automatisation à votre avantage afin d’assurer un séjour unique et complet. C’est bien vrai, l’envoi d’emails automatiques peut vous aider à garantir la satisfaction du client et l’augmentation de vos revenus. Or, vous le savez bien, rien ne remplace un accueil chaleureux et des employés qui ont à cœur le bonheur des clients. Après tout, être un bon hôte passe par la communication!

How to increase your property’s occupation rate?

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Understanding occupancy rate

The occupancy rate is used to determine over a given period the proportion of your rooms that are rented compared to the total number of rooms available. This rate can be calculated by day, month, week or another frequency and will vary according to the period under consideration. The higher your occupancy rate, the more your rooms are booked, and the busier your hotel is. Your occupancy rate may be lower at certain times. This situation happens at every hotel, even if you’re looking to have the highest possible occupancy rate as often as possible. Factors that will affect your occupancy rate include the season, weather, less favourable political or economic conditions or even a poorly positioned offer.

While your average occupancy rate may be close to 100% on Saturdays, on Wednesdays, it may hover at 30%. By studying your occupancy rate trends, you can learn a great deal about your establishment and implement targeted actions to increase your occupancy rate when needed, whether it’s for days of the week that aren’t as busy or for times of the year when business is slower. You must identify when dips in occupation occur and the reasons for them. Conversely, you also need to pinpoint the factors that boosted your occupancy rate for a given period. By doing this, you can repeat what you have done to increase your occupancy rate at other times when occupancy isn’t at its peak.

Things that impact occupancy rate

Occupancy rate will vary depending on your hotel’s type and location. For example, it stands to reason that the occupancy rate at a hotel located on a ski mountain will be much higher in winter than in summer. Conversely, if a hotel is located on the beach, it will be busier during the summer. Many other factors can affect your occupancy rate, including room rates, the guest experience, your online reputation, room cleanliness and the quality and availability of your facilities. That being said, without a doubt, a hotel located on famous ski mountain won’t need to exert a great deal of effort during the winter period. However, during the summer season, this hotel can attract as many guests if the surrounding attractions are just as active.

How to increase your occupancy rate

Define your target market

To increase your occupancy rate, you must define your target market. If you don’t target the clientele that best matches your hotel, you risk missing out on many potential guests. To define your target market, analyze the data your hotel management software has collected. If you analyze this data deeply, you’ll discover your clientele’s demographics, type and geographical origin. With this data in hand, you can determine which market to target to focus on by implementing marketing initiatives that will attract more guests from this segment.

Create customized packages and promotions

One of the initiatives you can implement to attract guests from your target market segment is to create packages and promotions that are likely to appeal to this clientele. Guests’ expectations vary according to certain factors, including income, age, cultural background, nationality and occupation. You must consider these factors to create packages and promotions your target clientele won’t be able to refuse.

Make the most of events

When creating packages and promotions for your target clientele, be sure to make the most of events being held near your hotel. This approach is sure to increase your occupancy rate. Cultural festivals, big conferences, concerts or other similar activities are golden opportunities to attract guests to your hotel. You can take advantage of these events in several ways. First, you can create an event-related package by including event tickets in the booking price, for example. You can also offer a special discount to people who show you their tickets for the event. Naturally, the best approach is pairing up with the event organizers so that they include a link to your hotel on the event website or their flyers. Remember, by promoting an event, you’re promoting your hotel. Even though these events may last only a few days, they can draw attention to your hotel and increase your occupancy rate. Moreover, if these events are recurring, they can attract a recurring clientele as well!

Offer tempting loyalty programs

Nothing works better than an advantageous loyalty program to guarantee a recurring guest base. Why would a guest come back to your hotel when they have so many other options? Of course, if they enjoyed their experience, they may be tempted to return, but they may also be looking around for new experiences. That’s where loyalty programs come into the picture. When such a program offers rewards that are attractive to guests, you ensure they’ll return to your hotel to make the most of them. Consider offering guests free nights after a certain number of stays or points accumulated, discounts, gratuities or any other reward that is likely to attract them to return to your hotel.

Ensure your hotel is accessible

Despite all the efforts you roll out to increase your occupancy rate, keep in mind that many elements can still deter potential guest from staying with you. You must consider these elements to make your hotel as inclusive as possible. First, make sure your facility is wheelchair accessible. Disabled people and the elderly may eliminate your hotel quickly from consideration if they feel it isn’t suitable for them. For families travelling with small children, make sure high chairs are available at your restaurant and cradles for the rooms. Have many people asked you whether your hotel accepts animals? It may be worthwhile to give it some thought. As these establishments are rare, accepting guests with animals would give you access to a new type of clientele. Depending on the size of your hotel, it could also be interesting to give your guests the opportunity to organize events such as weddings, corporate meetings or family gatherings. Based on your target clientele, all these elements should be kept in mind because they could all broaden your horizons and contribute to increasing your occupancy rate.