Use your hotel management system to communicate with your guests

Everyone agrees that attentive customer service by hotel staff – from the reception desk to the housekeeping team to the restaurant – is the basis for an unforgettable hotel guest experience. And, you know as well as we do, guest satisfaction is vital for your revenues.

Or, il est maintenant possible d’étendre l’attention que vous accordez à vos clients à l’extérieur des murs de votre établissement et de vous rendre directement chez eux. Avec un logiciel pour hôtel qui vous permet d’automatiser l’envoi d’emails et la gestion de vos réservations, il est extrêmement facile de faire une différence dès le moment où un client réserve une chambre chez vous.

Comme la satisfaction du client va de pair avec votre succès, nous allons vous présenter quatre façons dont la communication à l’aide d’un logiciel pour hôtel peut faciliter le surclassement, les ventes additionnelles et, finalement, l’offre d’un séjour impeccable.

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Communiquez avec vos clients grâce à votre logiciel pour hôtel

L’automatisation, un allié incontournable de votre logiciel pour hôtel

Avant même de parler de types de communication qui peuvent vous permettre de connecter avec votre client en dehors des murs de votre hôtel, il faut savoir que votre plus grand coéquipier dans cette aventure est certainement l’automatisation.

Offerte avec votre logiciel pour hôtel, l’automatisation vous permettra d’envoyer des emails à des clients selon certains critères afin de répondre à leurs besoins et de les tenir informés des détails concernant leur réservation.

Trois types d’emails sont plus fréquemment utilisés avec l’automatisation de votre logiciel pour hôtel:

1. La confirmation de réservation

Ce email sert à rappeler tous les renseignements concernant la réservation, y compris toutes les options choisies par le client.

2. Le rappel de séjour

Dans ce cas-ci, l’email a une double fonction. En plus de donner de l’information sur le séjour et de donner la possibilité de faire son enregistrement en ligne avant d’arriver à l’hôtel, le message peut aussi inclure des promotions, des forfaits, des options de surclassement et d’autres éléments visant à bonifier le séjour.

3. Le remerciement après le séjour

Celui-ci permet de remercier le client pour son passage, bien sûr, mais il peut aussi inclure un sondage de satisfaction et même un outil de fidélisation.

Pour mieux comprendre comment ces envois peuvent vous aider à offrir le meilleur séjour possible à vos clients et à augmenter vos revenus grâce à la vente additionnelle, nous aborderons chaque type en détail.

Confirmez la réservation de votre client sans toucher un seul bouton, à l’aide de votre PMS hôtel

Oui, c’est aussi simple que ça! En fait, avec votre logiciel pour hôtel, le premier email peut être envoyé de façon automatique chaque fois qu’un client remplit un formulaire de réservation en ligne sur votre site Web. L’email inclura donc toute l’information concernant la réservation : les dates du séjour et le nombre de nuits, le nombre de personnes, le type de chambre, le type de forfait (s’il y a lieu), le tarif et le montant total du séjour.

En plus d’envoyer au client un email qui rassemble toute l’information importante relative à son séjour, ce message le rassure et démontre que vous avez bel et bien reçu sa demande de réservation. Inutile? Absolument pas! C’est le genre d’email qui permet de réduire le nombre d’appels et qui peut ainsi libérer votre personnel d’accueil.

Enfin, ce email est un point de référence pour le client. C’est pourquoi nous vous invitons à être soucieux et à y inclure de l’information pertinente, comme l’emplacement du stationnement, l’heure d’arrivée et de départ ainsi que les heures d’ouverture des différents services offerts dans votre hôtel. Votre client appréciera ce genre d’attention.

Rappelez à vos clients que leur séjour arrive à grands pas

Quelques jours avant l’arrivée de votre client, votre logiciel pour hôtel est en mesure d’envoyer automatiquement un email de rappel. En plus d’offrir un survol de l’information pertinente liée au séjour, ce message peut aussi faire la promotion de vos autres services. Comme le séjour approche, votre client est davantage en mode planification, contrairement au moment de la réservation. Il connaît souvent son horaire et cherche à bonifier son expérience. C’est donc le temps parfait pour lui offrir un forfait, une table d’hôte à votre restaurant, des soins de spa ou une activité complémentaire. Vous pourrez alors ajouter au email un bouton pour lui permettre de réserver une heure de souper ou un rendez-vous au spa de façon simple et efficace. En lui proposant des ventes additionnelles à l’avance, vous permettez à votre client de choisir le moment qui lui convient pour ses activités et de programmer son séjour comme il lui plaît afin d’éviter bien des frustrations.

Évidemment, en plus des différents services, l’email de séjour peut offrir au client, selon vos chambres disponibles, différents surclassements à l’aide d’un bouton. Vous pourrez alors bonifier vos gains en vendant une chambre supérieure, le tout coordonné par votre logiciel pour hôtel. Ces boutons peuvent aussi être de simples promotions de produits, comme une bouteille de vin livrée à la chambre. C’est en fait le moment de faire briller les petites attentions et le service qui vous distinguent et qui ont fait votre réputation. L’email de rappel est une excellente façon de vendre l’expérience unique de votre hôtel.

Enfin, il faut penser que ce email va au-delà d’un simple rappel. Il vous permet de bonifier votre REVPAC (revenue per available customer). Ce qui veut dire que pour le même client, vous avez la possibilité d’aller chercher davantage de revenus au moyen de différentes offres et promotions.

Remerciez et évaluez: Un dernier email qui n’est pas anodin

On y pense peu, mais il est aussi important d’effectuer un suivi auprès des clients une fois que le séjour est terminé. Si votre logiciel pour hôtel vous offre la possibilité d’envoyer automatiquement un email après le passage de votre client, n’hésitez pas à le faire! Ce message permet d’abord de remercier le client de vous avoir fait confiance et d’avoir choisi votre établissement. Ce n’est pas rien! Et vous pouvez en profiter pour lui offrir de répondre à un sondage de satisfaction en même temps. Vous ne savez pas quoi inclure dans ce sondage? Vous aurez ainsi toute l’information en main pour vous assurer que votre client a passé un bon moment chez vous. En cas de mauvaise expérience, le sondage vous donnera le moyen de régler la situation avant de retrouver un commentaire négatif sur les réseaux sociaux ou un site de voyage.


Enfin, l’intérêt d’un tel email est surtout de fidéliser votre clientèle. En offrant un code promotionnel valable pour un prochain séjour ou un programme de fidélisation, votre message de remerciement peut rapidement prendre la forme d’un séjour subséquent et d’un client fidèle.

Évidemment, avec cette série d’emails, on tente ici d’étendre le service à la clientèle à l’extérieur des murs de votre établissement. Le logiciel pour hôtel peut vous permettre d’utiliser la technologie et l’automatisation à votre avantage afin d’assurer un séjour unique et complet. C’est bien vrai, l’envoi d’emails automatiques peut vous aider à garantir la satisfaction du client et l’augmentation de vos revenus. Or, vous le savez bien, rien ne remplace un accueil chaleureux et des employés qui ont à cœur le bonheur des clients. Après tout, être un bon hôte passe par la communication!

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