PMS hôtel

Comment votre PMS peut vous aider avec la gestion du personnel

Posted on 12 août 201930 septembre 2021 by Karine Thibeault

Les horaires de la réception

La réception est l’un des services qui doit être le mieux organisé dans votre établissement, car la satisfaction de vos clients en dépendra, de leur arrivée à leur départ. La raison principale expliquant l’insatisfaction de vos clients lors de leur passage à la réception est le plus souvent le temps d’attente. La gestion de votre personnel est donc essentielle pour optimiser l’organisation et la fluidité de votre réception. Le logiciel PMS vous permettra ainsi d’obtenir les prévisions d’occupation pour la période visée. Celles-ci sont essentielles, mais il vous faudra également distinguer le type de clientèle qui viendra séjourner chez vous puisque l’accueil pourrait varier en fonction de la clientèle. En effet, s’il s’agit d’un groupe avec guide, par exemple, l’enregistrement pourrait être très simple puisque le guide s’occupe souvent de remettre les clés de chaque chambre. Alors que les prévisions d’occupation évolueront inévitablement entre le moment où l’horaire est préparé et le jour prévu, vous pouvez utiliser en parallèle l’occupation enregistrée ce même jour l’année précédente dans votre logiciel PMS. Ceci vous permettra de mieux prévoir la quantité de personnel nécessaire à la réception. Ces prévisions peuvent également servir au personnel rattaché à la réception, comme les voituriers ou le personnel de conciergerie.

Le département d’entretien ménager

L’entretien ménager dépend lui aussi beaucoup de l’occupation de l’établissement. Pour définir le besoin en personnel d’entretien, la méthode s’apparente à celle utilisée pour le personnel de la réception. Cependant, plusieurs modèles de gestion de personnel ou de gestion du rendement sont possibles au niveau de l’entretien ménager. Qu’il soit en nombre de chambres, en points, en heures ou en types d’entretien, le calcul final dépendra toujours de l’occupation de votre établissement. Il est donc essentiel d’avoir des prévisions justes sur lesquelles vous baser afin que le personnel soit prévu en conséquence. Il sera donc important d’étudier les données de votre logiciel PMS sur la quantité de séjours prévus, mais également au sujet des types d’hébergement réservés. Ce dernier point est primordial, car le calcul du besoin de personnel ne se fait pas de la même manière pour tous vos types de chambre. Votre plus grande chambre prendra indéniablement plus de temps à nettoyer que votre plus petite chambre. De plus, selon les saisons, certaines parties de votre établissement ne sont peut-être pas occupées. Votre logiciel PMS pourra dans ce cas indiquer à votre personnel d’entretien ménager quel bâtiment ou quel étage n’est pas réservé afin de nettoyer les aires communes moins fréquemment.

Le département de restauration

La restauration est elle aussi influencée par la quantité de personnes qui résident dans votre établissement. Par contre, l’impact est bien différent en restauration puisque les prévisions sont souvent loin de la réalité et les fluctuations sont grandes. Certains éléments, comme le petit-déjeuner, demeurent plus prévisibles, mais le taux de rétention de vos clients à vos différents points de restauration est difficilement prévisible. Malgré tout, certaines informations fournies par votre logiciel PMS pourront vous être utiles, dont les rapports des éléments de forfait qui indiquent combien de personnes ont un forfait avec repas chez vous. Cela pourra donner une idée de l’occupation au directeur de la restauration. Il est aussi possible d’utiliser le taux de rétention moyen de votre restaurant pour en sortir des données, ce qui pourra grandement faciliter la tâche de la création des horaires pour le personnel de restauration.

Les évènements dans votre établissement

Les événements représentent aussi un besoin important en personnel. Par contre, étant donné que tout est prévu d’avance, la gestion est simplifiée pour beaucoup de départements. Or, chaque événement aura sa particularité et donc un besoin en personnel différent. Le module de groupe de votre logiciel PMS indiquera à chaque département concerné les détails relatifs à un groupe donné, notamment le nombre de personnes, le nombre de chambres, le type de groupe et les services choisis. Vous pourrez ainsi prévoir la bonne quantité de personnel pour la restauration, l’hébergement, les activités et les autres services que vous proposez.

Votre logiciel PMS devrait être votre source d’information principale quand vient le temps de parler de gestion de personnel, car ce dernier représente une partie importante de vos dépenses. L’équilibre entre le manque et le surplus de personnel peut avoir des conséquences importantes sur la satisfaction de vos clients ou encore, sur la rentabilité de votre établissement. Aussi, le recrutement et la formation de votre personnel étant une partie importante de votre temps, il est essentiel d’investir dans la préparation des horaires pour éviter que vos employés soient sous pression ou, inversement, qu’ils se sentent inutiles.

4 conseils pour bien gérer la base de données de votre logiciel PMS

Posted on 5 juillet 201929 août 2022 by Claudine Vio

1- Bien utiliser les possibilités de votre logiciel PMS

Que votre logiciel PMS soit de base ou qu’il comporte des fonctionnalités avancées, il s’agit de l’endroit où vous notez tous les renseignements sur vos clients. Certains y figurent certainement déjà, comme le nom, l’adresse et les dates de séjour. Par contre, bien qu’étant très utiles, ces données sont souvent insuffisantes pour créer des campagnes marketing efficaces. Un logiciel PMS évolué vous permettra de créer vos propres champs. La personnalisation de ces champs vous permettra d’en apprendre plus sur votre clientèle en fonction de ce que vous aimeriez savoir sur eux. Par exemple, cela pourrait être la raison du séjour (travail, excursion en famille, séjour en couple, etc.) ou encore, la manière dont le client a pris connaissance de votre établissement (recommandation, recherche Internet, publicité, etc.). Ces éléments vous permettront par la suite de sortir des statistiques et d’en faire des croisements pour affiner vos résultats et mieux cibler votre clientèle.

Votre PMS devrait pouvoir lier un contact existant à une nouvelle réservation. Si vous créez un nouveau contact pour chaque réservation effectuée par une même personne, vous diluerez alors l’information, et les statistiques seront faussées. Ainsi, si un client a séjourné chez vous plusieurs fois en utilisant toujours un profil différent, il ne sera pas considéré comme un habitué et vous ne pourrez pas lui faire parvenir les offres qui le touchent réellement.

2- Faites preuve de rigueur

Chaque action posée dans votre PMS devra ensuite servir aux ventes et au marketing. Pour obtenir de bons résultats, il est important que chaque information demandée à un client soit en lien avec une action future. Si ce n’est pas le cas, il est fort à parier que les champs resteront souvent vides.

Parmi l’information essentielle à demander aux clients, le courriel sera le plus important. Un client qu’on ne peut plus rejoindre par courriel est un client perdu. Peu d’actions publicitaires se font par courrier postal, donc le courriel est devenu un indispensable pour promouvoir votre établissement auprès des bonne cibles. Il faut donc veiller à toujours demander l’adresse courriel de vos clients, y compris de ceux qui réservent via les OTAs afin de les faire revenir chez vous par la suite, et ce, sans qu’ils n’aient à passer par un intermédiaire.

3- Soyez pertinents avec vos clients

Que ce soit dans votre logiciel PMS ou lors d’un concours, les clients sont souvent réticents à divulguer leurs renseignements personnels. Rappelez-vous que plus vous serez pertinents, plus vous aurez de chances d’obtenir des réponses justes. Ainsi, évitez de demander de l’information superflue ou encore, si vous avez déjà la réponse. Par exemple, si un client réserve une chambre en tant que membre d’un groupe d’affaire, la raison de son séjour est évidente.

4- Utilisez les rapports marketing de votre logiciel PMS

Les rapports vous permettront d’en apprendre plus sur votre clientèle en dressant des graphiques ou des tableaux. Ces rapports filtrés peuvent aussi vous permettre de déduire certains renseignements au sujet de votre clientèle. Par exemple, si vous faites une offensive de dernière minute, il est peu probable que votre clientèle internationale soit touchée. Ainsi, vous pouvez extraire de votre base de données les clients étrangers pour ne pas risquer de les perdre avec cet envoi. Également, si la clientèle qui a séjourné chez vous avec des enfants est clairement identifiée comme une clientèle familiale, vous pourrez filtrer votre rapport pour cibler les personnes qui ont séjourné chez vous avec des enfants.

Les données sont la richesse de votre logiciel PMS. Elles peuvent faire toute la différence lorsqu’il est temps de faire votre plan de vente et de marketing puisqu’une donnée manquante ou erronée pourrait vous forcer à revoir votre plan en entier.

L’influence du logiciel hôtelier sur vos campagnes marketing

Posted on 6 mars 20191 octobre 2021 by Karine Thibeault

Un logiciel hôtelier qui vous informe

Si vous utilisez un logiciel hôtelier qui vous fournit des statistiques, vous avez déjà de nombreux atouts pour vos campagnes marketing. Dans le cas contraire, il vous faudra soit compiler manuellement une multitude de données, soit faire des campagnes reposant sur des perceptions et non sur des données précises. Il sera très difficile de savoir si vous avez posé le bon geste, auprès de la bonne clientèle et au bon moment.

Votre logiciel hôtelier pourra aussi vous aider dans ce choix, vous permettant de visualiser le type de clientèle qui est plus profitable pour vous et celui qui a une fréquence de séjour plus importante ainsi que le moment auquel chaque type de clientèle réserve chez vous. Une campagne marketing ne peut être réalisée sans données précises si on veut en optimiser l’efficacité et, surtout, si on ne veut pas faire fausse route.

Un logiciel hôtelier facile à utiliser

Les campagnes marketing sont souvent prenantes pour le personnel de la réception, qui doit indéniablement répondre aux questions des clients potentiels qui appellent à l’hôtel et enregistrer les réservations. La simplicité d’utilisation du logiciel hôtelier joue donc un rôle crucial, et ce, à plusieurs niveaux.

D’abord, si le développement de la promotion ou du forfait est difficile à réaliser dans le logiciel hôtelier, la personne responsable pourrait rapidement se décourager et abandonner. Également, le temps passé sur la configuration doit pouvoir être réduit au maximum pour que vous puissiez vous concentrer sur les autres étapes de la mise en route.

Votre moteur de réservation doit également être connecté à votre logiciel hôtelier afin que les réservations réalisées en ligne puissent entrer directement dans votre logiciel hôtelier et pour que votre inventaire soit ajusté. Le moteur de réservation doit aussi être simple d’utilisation et efficace pour que votre campagne puisse favoriser une réservation rapide et facile. La complémentarité entre le logiciel hôtelier et le moteur de réservation en ligne est donc essentielle pour vos campagnes afin d’offrir à vos clients une expérience en ligne de haut niveau et efficace.

Un logiciel hôtelier qui vous donne accès aux données

Les clients qui ont déjà séjourné chez vous connaissent la qualité de vos services, il sera donc bénéfique de les fidéliser. Saviez-vous que le coût de fidélisation d’un ancien client est environ 10 fois moins élevé que le coût d’acquisition d’un nouveau client? Les infolettres sont un excellent moyen de véhiculer l’information et d’inviter vos anciens clients à revenir chez vous plutôt que de les laisser aller chez vos concurrents.

Pour faire de bonnes campagnes marketing, il est très important que votre base de données client puisse être restituée à des fins d’utilisation, et ce, pour l’importer dans une plateforme d’envoi d’infolettres ou dans une plateforme connectée à votre logiciel hôtelier. En effet, tout logiciel hôtelier détient des renseignements de base sur un client, mais une campagne marketing réussie réside plus souvent dans le ciblage plutôt que dans la quantité. Ainsi, le nom et le prénom ne suffisent pas. Le type de séjour est l’un des éléments que certains logiciels hôteliers compilent et qui fera toute la différence dans vos campagnes. Vous pourrez réaliser plusieurs campagnes marketing en même temps puisque chaque client ou segment de clients offrira une promotion spécifique. Vous pourriez également créer une campagne pour les réservations de dernière minute. Celle-ci toucherait, bien sûr, davantage une clientèle plus locale qu’internationale. Ici, il pourrait être intéressant de filtrer votre envoi par code postal afin de cibler la clientèle locale.

La réussite d’une campagne marketing réside essentiellement dans les données que vous tirez de votre logiciel hôtelier. Plus vous aurez de données sur votre clientèle, plus vous aurez de chances d’effectuer une campagne réussie et rentable. Bref, les outils que vous utilisez auront un impact sur la réussite de vos campagnes marketing. Si vous vous rendez compte que les vôtres ne sont pas optimaux, il serait bon de réévaluer les fonctionnalités de vos logiciels en fonction de l’usage dont vous voulez en faire.

Les 6 technologies essentielles d’un hôtel moderne

Posted on 25 février 201930 août 2022 by Karine Thibeault

C’est difficile à croire, mais certains utilisent toujours un papier et un crayon pour enregistrer les arrivées et les départs de leurs clients. Il va sans dire que le PMS hôtelier est un outil essentiel pour optimiser la gestion de votre établissement, automatiser vos tâches récurrentes et offrir un point commun pour l’ensemble de l’information qui traverse vos murs. Certains PMS sont plus modernes que d’autres. Un PMS hôtelier offrant des fonctionnalités avancées permettra de gérer plus efficacement les établissements. Parmi ces fonctionnalités avancées, on retrouve notamment le yield management, qui vous permet d’ajuster vos tarifs en tout temps, de manière à ce que vos prix soient les plus compétitifs possible, tout en maximisant vos profits. Les rapports sont également une autre fonctionnalité avancée essentielle pour tout hôtel moderne. Ce sont ceux-ci qui vous permettront d’analyser vos données passées pour mieux prendre vos décisions futures. Certains PMS hôteliers vont même jusqu’à faire appel à la technologie Cloud, vous donnant ainsi la possibilité de les utiliser depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, que ce soit un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent. Les données recueillies dans votre PMS hôtelier sont précieuses et pourront grandement vous aider à personnaliser le séjour de vos clients afin d’améliorer leur satisfaction, et ce, avant, pendant et après leur passage dans votre établissement. Les PMS modernes peuvent se connecter à d’autres technologies via des API, également appelées connectivités ou intégrations. Les prochains points sont toutes des technologies pouvant être connectées à votre PMS hôtelier afin de centraliser vos opérations au maximum.

Bornes libre-service

Ça ne fait pas longtemps qu’on entend parler des bornes libre-service. Il s’agit d’une technologie de pointe qui n’a que très récemment été mise à la disposition des hôteliers. Vos clients peuvent procéder à leur enregistrement directement depuis la borne libre-service, qu’ils aient réservé à l’avance ou non. Au moment du départ, vos clients n’ont qu’à se présenter à la borne pour effectuer leur paiement et confirmer leur départ. Ceux-ci, notamment les voyageurs d’affaires, apprécieront cette technologie puisqu’elle permet d’accélérer le processus d’arrivée et de départ. Ces bornes sont, bien entendu, connectées à votre PMS hôtelier, permettant ainsi la transmission en temps réel de l’information entre les deux technologies. Grâce à cette réception d’hôtel moderne, vos employés peuvent se concentrer à augmenter la satisfaction de vos clients en leur accordant de petites attentions et en répondant rapidement à leurs demandes au lieu de devoir enregistrer les arrivées et les départs.

Moteur de réservation

Un bon moteur de réservation est essentiel dans tout hôtel moderne. La réservation en ligne est omniprésente de nos jours, alors que de plus en plus de voyageurs réservent à même leur téléphone intelligent. Il est donc d’autant plus important que votre moteur de réservation soit responsive (tout comme votre site Web, bien sûr). Si votre moteur de réservation est connecté à un canal de distribution, l’inventaire de vos chambres se mettra automatiquement à jour dans votre PMS hôtelier lorsque des réservations directes seront faites sur votre site Web. Cela vous évitera notamment de faire de la surréservation de chambres ou de devoir entrer manuellement les réservations Web dans votre PMS hôtelier.

Logiciel de point de vente (POS)

Si votre établissement a d’autres sources de revenus que vos chambres, il est essentiel que vous vous dotiez d’un POS. Ce dernier prendra en charge les ventes, la facturation et la prise de commandes du restaurant, des activités, des repas et de la boutique de votre hôtel. Ce logiciel POS sera certainement connecté à votre PMS hôtelier pour que vous puissiez facturer tous les extras ou toutes les activités du client directement à sa chambre. De cette façon, le client n’aura pas besoin de traîner son portefeuille avec lui tout au long du séjour. En plus, le fait de reporter les dépenses à sa chambre lui donnera l’impression de moins dépenser, ce qui l’incitera à dépenser davantage dans votre établissement!

Logiciel de gestion de la maintenance

Un logiciel ou une application de gestion de la maintenance est une autre technologie essentielle pour tout hôtel moderne. Le département d’entretien ménager de votre établissement peut s’avérer complexe à gérer. Votre personnel doit savoir quelles chambres sont prêtes à être nettoyées et quel type de ménage il faut y faire. Pour éviter les aller-retours entre la réception et les chambres ou encore, les listes de chambres barbouillées, il est essentiel d’investir dans un logiciel de gestion de la maintenance connecté à votre PMS hôtelier. Celui-ci vous permettra d’améliorer la communication entre vos départements et d’augmenter l’efficacité de votre personnel, tout en vous offrant une vue d’ensemble de l’activité en cours dans votre établissement. L’information sur le statut des chambres sera également transmise en temps réel entre la réception et le personnel d’entretien ménager, facilitant ainsi le travail de tous.

Logiciel de gestion de la réputation

Tout hôtel moderne devrait également posséder un logiciel de gestion de la réputation. Ce type d’outil vous permet de gérer les avis que vos clients laissent sur les différents sites Web, tels que TripAdvisor, de manière à pouvoir leur répondre depuis une seule plateforme. Vous pouvez ainsi contrôler la réputation de votre établissement et recueillir les impressions de vos clients, notamment à l’aide de questionnaires de satisfaction.

Pour pouvoir vous considérer comme un hôtel moderne à la fine pointe de la technologie, assurez-vous de posséder les six technologies essentielles mentionnées ci-dessus.

Maîtrisez l’art de la personnalisation

Posted on 28 janvier 20191 octobre 2021 by Nicolas Audiffren

En personnalisant l’expérience de vos clients à toutes les étapes de son parcours, de la réservation au message de remerciement après-séjour, vous pourrez sans équivoque attirer et satisfaire davantage vos clients et ainsi augmenter les revenus de votre établissement hôtelier. Voici donc comment maîtriser l’art de la personnalisation en utilisant les données contenues dans votre logiciel PMS afin d’anticiper les besoins de vos clients.

Personnalisation du processus de réservation

La personnalisation commence lorsqu’un client potentiel arrive sur votre site Web. Vous pouvez dès lors utiliser la géolocalisation pour personnaliser son expérience. En effet, les hôtels dans le Sud le font souvent en affichant un outil comparant la météo de la région du client potentiel à celle dans le pays de l’hôtel.

Si vous offrez un programme de fidélité et que les clients peuvent se connecter sur votre site pour réserver à nouveau, vous avez l’occasion de créer une expérience utilisateur totalement personnalisée. En effet, vous pouvez utiliser l’information du profil du client pour personnaliser le plus possible son expérience sur votre site Web. Les voyageurs d’affaires sont justement un bon exemple de clientèle récurrente qui se connectera à votre site pour réserver.

Une fois que l’utilisateur sera rendu au processus de réservation, d’autres options de personnalisation peuvent s’offrir à lui. En effet, c’est à ce moment-là qu’il doit choisir le forfait et les options supplémentaires qui l’intéressent. Assurez-vous donc que chacun retrouve des options personnalisables qui lui convient. Lors du processus de réservation, vous pouvez également personnaliser le tarif proposé aux clients potentiels. Ainsi, la clientèle ciblée selon certains critères pourrait se voir attribuer un code spécial pour réserver selon un tarif calculé spécialement pour elle.

Personnalisation de la communication avant-séjour

Ça y est, l’utilisateur a réservé un séjour chez vous. Si vous n’aviez pas encore de données sur le client pour personnaliser son expérience, vous en avez maintenant! Vous connaissez désormais son nom, son courriel, ses dates de séjour, son profil (selon le type de chambre et/ou le forfait réservé) et vous savez qu’il manifeste un intérêt envers la région dans laquelle votre établissement se situe. Toutes ces données sont contenues dans votre logiciel PMS, et il est temps de les utiliser. Pour ce faire, rien de mieux que d’envoyer, depuis votre logiciel PMS, un courriel de confirmation de réservation personnalisé qui saluera le client par son nom et qui lui confirmera qu’il est attendu chez vous pour son séjour. Vous pouvez également, dans ce courriel, inclure toute l’information qui lui sera utile.

Le courriel de rappel est une autre bonne occasion de personnaliser la communication avec le client avant son séjour. Encore une fois, vous pouvez envoyer ce courriel depuis votre logiciel PMS en y ajoutant des liens vers les différents services et activités qui seraient susceptibles d’intéresser votre client. Il peut également être intéressant d’ajouter à ce courriel la météo qu’il fera lors du séjour et les événements qui auront lieu en ville à ce moment-là. Le courriel de rappel peut également être une belle occasion de proposer une chambre supérieure et de mettre de l’avant les autres produits offerts par votre établissement dans le but d’augmenter vos revenus, tout en permettant au client de personnaliser son séjour à sa guise.

Personnalisation du séjour

Lorsque le client arrive, votre personnel doit continuer la personnalisation le plus possible. Pour ce faire, votre logiciel PMS fournira à la réception les détails sur le client. L’arrivée est donc un moment parfait pour lui offrir un service personnalisé. Vous pouvez, par exemple, remercier le client parce qu’il revient pour un deuxième séjour. Ce sera également le moment de confirmer les demandes particulières, comme préciser que l’oreiller dans la chambre ne contient bien aucune plume étant donné que le client est allergique. Ici, encore une fois, la clé de la personnalisation est votre logiciel PMS.

Une fois le client arrivé à sa chambre, il est toujours bien de lui téléphoner ou de lui envoyer un courriel personnalisé afin de lui rappeler que le personnel de l’hôtel est à sa disposition pour toute demande. Cette communication sera également un moyen de l’inciter à dépenser dans votre établissement en lui faisant une offre susceptible de l’intéresser en fonction de son profil. Si vous savez, par exemple, que votre client a pris un forfait avec visite d’un vignoble, pourquoi ne pas lui offrir une coupe de vin de la région? Il se sentira alors privilégié et sera heureux de l’attention que vous lui accordez.

Différents systèmes existent afin de personnaliser le séjour de vos clients. Certains logiciels permettent de souhaiter la bienvenue au client depuis la télévision de sa chambre et d’autres permettent de gérer la relation client en envoyant des textos, par exemple.

Personnalisation de la communication après-séjour

Après le séjour, la relation avec le client est loin d’être finie, tout comme la personnalisation. Plusieurs occasions s’offrent alors à vous pour communiquer de façon personnalisée avec vos clients. Vous pouvez analyser les données contenues dans votre logiciel PMS et envoyer des offres personnalisées à vos clients afin qu’ils reviennent séjourner chez vous. Les occasions sont infinies, car toute l’information contenue dans votre logiciel PMS vous permet de communiquer de façon personnalisée avec vos clients.

Souvenez-vous que toutes les occasions sont bonnes pour utiliser la personnalisation. Avec les données contenues dans votre logiciel PMS, les possibilités sont presque infinies!

Le yield management à votre service

Posted on 12 novembre 20181 octobre 2021 by Claudine Vio

Afin d’avoir des taux d’occupation toujours optimisés, il faut aussi regarder la capacité de votre établissement à attirer de la clientèle. Par exemple, votre hôtel n’aurait jamais la chance d’être occupé à sa pleine capacité en basse saison si vous laissiez vos chambres au même prix que pendant la haute saison. Ces ajustements sont nécessaires pour faire rayonner votre hôtel à son plein potentiel.

Qu’est-ce que c’est au juste le yield management?

Le yield management est une technique qui consiste à adapter vos prix selon certains critères dans le but de maximiser votre taux d’occupation ainsi que vos revenus. Il s’agit de calculer le meilleur tarif à afficher en temps réel pour atteindre un équilibre; on veut un tarif qui n’est ni trop bas, ce qui vous ferait perdre des revenus même si votre hôtel se retrouvait complet, ni trop haut, ce qui ferait en sorte que trop de chambres resteraient inoccupées. Lorsque vous avez une forte demande, en raison d’un événement populaire près de votre hôtel par exemple, vous pourriez vous permettre d’afficher des prix plus élevés. Inversement, si vous vous retrouvez à un moment plus tranquille où vous avez moins de demande, il est judicieux de baisser vos prix. Il en convient que la personne qui s’occupe de faire fluctuer vos tarifs doit avoir une très bonne connaissance des événements qui se déroulent aux alentours de votre hôtel. Sans nécessairement connaître par cœur les dates des événements, il est tout de même important de connaître le type d’événement, le type de participants et les accords conclus avec d’autres établissements qui se trouveraient plus à proximité.

Quels sont les éléments à prendre en considération pour le yield management?

La méthode d’ajustement des prix

D’abord, il faut savoir si vous utilisez un système PMS ou si vous faites plutôt vos calculs sans outil spécifique, car cela aura une influence sur votre façon d’appliquer le yield management. Sans outil spécifique, votre méthode est majoritairement influencée par la perception que vous avez de votre situation et des éléments externes qui pourraient inciter le consommateur à réserver ailleurs plutôt que chez vous. Un outil de yield management connecté à votre logiciel de gestion hôtelière vous permettra de mettre en application plus rapidement et plus facilement vos nouveaux tarifs, et cela pourra également se répercuter sur vos canaux de distribution en ligne. Un outil de yield management vous permettra également de recueillir de l’information importante justifiant une fluctuation des tarifs, de comparer votre performance de l’année en cours par rapport à l’année précédente et de comparer en temps réel votre tarif par rapport à celui de vos compétiteurs.

Les activités de la région

Il vous faut également prendre en compte les événements de la région où se trouve votre hôtel. Les événements influencent le taux d’occupation et les tarifs. Peu importe la saison, un événement aura nécessairement un impact sur votre taux d’occupation ou encore sur vos tarifs. En effet, un événement constitue une source d’augmentation de vos profits par rapport à une situation normale. Il faut donc saisir chaque occasion d’affaire afin d’augmenter vos profits et vous démarquer de vos concurrents qui ne les saisissent peut-être pas toutes. La veille concurrentielle est alors un enjeu majeur dans votre stratégie de yield management.

La concurrence

Il est toujours important de faire une analyse précise de votre concurrence, car vous devez vous mettre à la place des clients potentiels qui sont à la recherche d’un hôtel afin de voir où vous vous positionnez.
L’enjeu premier sera de bien identifier votre concurrence. Pour ce faire, il ne faut pas seulement penser à l’hôtel le plus proche du vôtre, mais bien à tous les services équivalents. Le tarif d’un établissement concurrent doit être comparé à chambre égale et à service égal à ce que vous offrez, ou du moins, vous devez en tenir compte dans la fixation de votre tarif final. Il est inutile de comparer le tarif d’une chambre standard avec un lit double à une suite offrant un grand lit et une superficie supérieure. Si votre compétition n’a plus de chambres standard en inventaire, il faut vous demander pourquoi. C’est peut-être parce qu’il y en a très peu, qu’elles sont toutes vendues ou que la politique tarifaire était plus attrayante que la vôtre et que votre compétition a ainsi pris une longueur d’avance sur vous.

La comparaison à l’année précédente

Ensuite, il est important de comparer le moment présent à la même période de l’année précédente. Cette unité de mesure vous permettra d’identifier où vous en êtes dans vos réservations à une date précise par rapport à l’année précédente, vous permettant ainsi d’être plus proactif quant à vos changements tarifaires. Il vous faut également observer si, au même moment l’année précédente, un événement avait fait augmenter vos tarifs et votre taux d’occupation ou, au contraire, si c’était une période sans attrait majeur.

Les éléments extérieurs

Des notions bien plus variables sont aussi à considérer dans la fixation de vos prix. Si vous êtes un centre de villégiature (resort), par exemple, les visiteurs qui envisagent de séjourner chez vous considéreront plutôt les journées où il est possible de profiter de toutes les activités que vous offrez. Ainsi, durant la saison estivale, la météo jouera un rôle majeur sur votre attractivité. Certains établissements profitent de cet aspect pour en faire un attrait marketing, faisant fluctuer le rabais en hiver en fonction de la température. Lors des journées très froides, les clients peuvent bénéficier d’un rabais plus important que lors des journées plus douces. Cette gestion tarifaire, qui s’apparente au yield management, a été mise en place dans certains établissements après la simple constatation que, durant les journées plus froides, très peu de personnes réservent.

Le moment de réservation

Le dernier élément important dans votre analyse tarifaire est la date de réservation de vos clients. On entend par date de réservation le nombre de jours, en moyenne, séparant la date d’arrivée des clients de la date à laquelle ils ont effectué leur réservation. Ceci vous indiquera une tendance qui vous permettra de savoir si la majorité des réservations ont déjà été effectuées en vue d’une date précise ou si, au contraire, la majorité des réservations reste à venir. Cet élément est d’autant plus important, puisque de là résultera le succès de votre occupation à la date en question. Si votre tarif n’est pas ajusté lorsque la majorité des clients appellent, vous risquez de laisser passer beaucoup de clients ou de perdre de l’argent. À l’inverse, si votre tarif est parfaitement ajusté en fonction de tous les critères, vous aurez plus de chance d’attirer la clientèle et de maximiser votre chiffre d’affaires plutôt que de voir vos clients potentiels partir vers la concurrence.

Également, étant donné que vous prenez des réservations pour le futur, il est très important de savoir, pour la journée en cours, pour quelle date vos clients réservent. Là encore, cela vous permettra d’ajuster vos tarifs en conséquence pour cette journée plutôt que de les ajuster une fois que la majorité des clients auront réservé; il sera alors trop tard. Encore une fois, ces données essentielles sont fournies par votre système PMS.
Pour les hôteliers qui peuvent se permettre de jouer avec la surréservation, et donc qui ont une certaine quantité de no shows, le travail d’ajustement des tarifs est d’autant plus délicat. Une analyse adéquate des no shows sera importante puisque cela fait partie de la réalité quotidienne. Il est possible qu’un client ne se présente pas parce que le prix auquel il a réservé était plus élevé au moment de la réservation que le prix affiché par la concurrence à quelques jours du séjour. Cela peut engendrer un changement de décision de dernière minute chez le client lorsque votre politique d’annulation le permet.

Toutes ces notions de yield management pourront être réellement efficaces si vous êtes équipés pour les réaliser. Votre système PMS doit être en mesure de vous montrer vos données présentes et passées, voire vos données futures, pour vous aiguiller correctement. L’analyse de votre concurrence doit être faite avec minutie pour ne pas risquer de passer à côté de données pertinentes, et il faut toujours garder à l’esprit le comportement du consommateur final qui réservera chez vous ou ailleurs.

Finalement, il ne faut pas confondre yield management avec politique tarifaire. Le yield management vous permettra d’ajuster vos tarifs dans les derniers jours. Il est bon de coupler politique tarifaire et yield management afin de maximiser vos revenus. Les derniers ajustements de votre stratégie tarifaire peuvent vous permettre de vous distinguer de votre concurrence et de toujours être en avance.

Gérer la surréservation grâce à votre PMS hôtel

Posted on 29 octobre 201830 août 2022 by Claudine Vio

gerer-surreservation-pms-hotel — Gérer la surréservation grâce à votre PMS hôtel

Différentes situations de surréservation

Dans un établissement qui possède différents types de chambres, la situation de surréservation peut se vivre à différentes échelles : la surréservation d’un type de chambre et la surréservation d’un établissement complet.

La surréservation d’un type de chambre survient lorsque seule une catégorie de chambres n’est plus disponible, et qu’il reste donc d’autres types de chambres à offrir. Dans ce cas, il est intéressant de revoir votre stratégie tarifaire afin d’optimiser votre revenu sur les autres types de chambres. En effet, en regardant votre yield management de plus près, vous vous apercevrez peut-être que cette date achalandée est populaire en raison d’un événement près de chez vous. Vous avez estimé votre occupation d’une façon précise, mais il s’avère que l’événement génère parallèlement plus d’intérêt pour votre établissement. C’est le temps pour vous de revoir les tarifs pour vos chambres restantes, avant qu’elles ne soient toutes vendues.

La surréservation d’un établissement complet, quant à elle, est plus délicate à gérer puisqu’il ne vous reste aucune chambre de libre, tous types confondus. Il faut alors reloger les clients en surplus.

Pourquoi un hôtel se retrouve-t-il en situation de surréservation?

Un hôtel peut se retrouver en situation de surréservation pour plusieurs raisons. Parfois, c’est simplement parce qu’un client réserve la dernière chambre sur le site d’une agence de réservation en ligne pendant qu’un autre client réserve aussi cette même chambre sur le site de réservation directe de votre hôtel. Dans ce cas, si votre établissement n’est pas doté d’un PMS hôtel connecté au moteur de réservation, l’historique des chambres restantes de votre hôtel n’aura pas eu le temps de se mettre à jour sur les différentes plateformes de vente en ligne. La connectivité entre le PMS hôtel et le moteur de réservation permet la mise à jour en temps réel de votre inventaire de chambres et des tarifs appliqués. Si ce n’est pas le cas de votre PMS hôtel, vous vous retrouvez alors avec deux clients qui ont réservé la même dernière chambre. Il vous faut donc reloger un des deux clients.
Votre hôtel peut également se retrouver en situation de surréservation si vous décidez simplement de courir le risque en laissant vos chambres affichées comme libres, en prévision d’annulations pouvant survenir. De cette manière, même si vous avez deux clients pour la même chambre dans une certaine catégorie, au moment où un client annule sa réservation pour cette même catégorie, vous vous retrouvez avec une chambre libre pour placer le client en surplus.

Vous pouvez également, selon votre politique tarifaire et votre stratégie de surréservation, laisser un type de chambre très populaire disponible en ligne, même si celui-ci ne l’est plus, pour surclasser certains clients fidèles lors de leur arrivée, par exemple. Vous pouvez aussi proposer une montée de gamme à vos clients afin de leur faire bénéficier d’une chambre supérieure, tout en augmentant le panier moyen de ces clients.

Quoi faire en situation de surréservation?

La surréservation entraîne souvent une situation de crise dans un hôtel. Pourtant, certains établissements vivent avec cette situation au quotidien. Par exemple, un hôtel en centre-ville qui a des politiques d’annulation très souples peut accumuler plusieurs réservations en situation de surréservation et gérer cela le jour même. Il est important pour ces hôtels d’avoir des réservations en trop, car leur taux de clients qui n’honorent pas leur réservation est souvent élevé. Les situations de surréservation sont alors essentielles pour ces hôtels lorsqu’ils souhaitent maximiser leurs revenus et atteindre un taux d’occupation maximal.

Si vous vous retrouvez en situation de surréservation, il vous faut parfois surclasser certains clients ou, dans le cas où vous n’avez aucune disponibilité, reloger un ou plusieurs clients. Il est alors important d’offrir à votre clientèle un établissement de qualité égale ou supérieure, proposant des services similaires. Des cadeaux ou des rabais sur un futur séjour peuvent également aider à adoucir la situation auprès de vos clients et contribuer à ce que vous restiez dans leurs choix lors de la planification de leur prochain séjour dans la région.

Afin d’éviter le mécontentement de vos clients, il est judicieux de réserver et de payer d’avance un taxi qui les conduira dans l’établissement de remplacement proposé. Ainsi, vous demeurez efficace dans la gestion de votre clientèle et vous lui montrez que vous vous souciez de sa satisfaction.
Dans le cas où une situation de surréservation peut être évitée, le PMS hôtel vous donne un sérieux coup de pouce. Lorsque vous avez de la disponibilité pour une chambre et qu’un long séjour est réservé, mais que l’attribution des chambres se fait de façon manuelle et à l’avance, il se peut qu’elle ne soit pas optimale. Le PMS hôtel, avec l’assignation automatique, va optimiser l’attribution des chambres et ainsi permettre à un client de réserver une chambre sur plusieurs jours, sans devoir changer de chambre au cours de son séjour.

Qui reloger en situation de surréservation?

Une fois que vous avez déterminé qu’il fallait reloger un ou plusieurs clients, il faut vous demander lesquels sont les plus susceptibles d’accepter ce contretemps sans trop de problèmes. En général, les voyageurs d’affaires ne s’opposent pas trop à un changement d’hôtel imprévu, tant que l’établissement de remplacement n’est pas trop éloigné de leur conférence ou événement et qu’il comprend des commodités comme le Wi-Fi et des services équivalant aux vôtres dans la chambre. Bien entendu, les groupes sont hors d’atteinte, et les clients qui séjournent pour plusieurs jours préfèrent ne pas avoir à replanifier leur séjour entier.

Les clients qui ne restent qu’une nuit, eux, peuvent souvent être relogés plus facilement, sans trop de bousculade par rapport à leurs plans. Là encore, il est important de privilégier un hôtel similaire qui propose une expérience semblable à celle que le client souhaitait vivre en séjournant chez vous.

Évidemment, c’est une tâche délicate, et vous devez analyser toutes ces options afin de prendre la bonne décision. C’est grâce à la multitude d’informations offerte par votre PMS hôtel que vous pourrez orchestrer ces modifications de la manière la plus efficace possible. De cette façon, les situations de surréservation ne vous donneront plus de maux de tête, et vous pourrez les gérer en toute confiance.

La réservation en ligne : un indispensable en hôtellerie

Posted on 3 octobre 20184 octobre 2021 by Karine Thibeault

Pourquoi utiliser un moteur de réservation en ligne?

D’abord, le moteur de réservation en ligne vous permet de vous « vendre » directement sur votre propre site Internet. Puisque le moteur de réservation est disponible en tout temps sur le site de votre hôtel et que celui-ci est connecté à votre système PMS, les consommateurs qui consultent votre site auront une image précise des chambres disponibles, ainsi que du tarif. Le moteur de réservation en ligne vous permet également de faire connaître les promotions et rabais en vigueur dans votre établissement. De ce fait, chaque personne qui consulte votre site Web hôtelier, peu importe le moment de la journée, pourra faire sa propre réservation, s’il reste de la disponibilité dans l’établissement qui l’intéresse.

Également, en investissant dans un moteur de réservation connecté à votre système PMS, vous économiserez beaucoup de temps, puisque vous n’aurez pas à faire toutes les réservations par vous-même. En effet, les réservations s’enregistrent directement dans votre système PMS et ce dernier envoie une mise à jour des disponibilités au moteur de réservation. Le tout se fait automatiquement, évitant par exemple tout risque de surréservation (« overbooking ») lors de périodes de fort achalandage.

Vendre sur son propre site, oui mais pas seulement!

Certaines astuces peuvent être utilisées pour rendre votre site Web plus attrayant, mais il n’en demeure pas moins que vous n’apparaîtrez probablement pas systématiquement dans les premiers résultats sur les moteurs de recherche. Ce sont principalement les agences de réservation en ligne populaires, comme Expedia ou Booking.com, qui apparaissent dans les premiers résultats de recherche Internet la plupart du temps lorsqu’un voyageur tente de trouver une chambre d’hôtel. Il y a donc de plus faibles chances qu’un client potentiel atterrisse spontanément sur votre site Web, puisque votre performance sur le Web risque fort de ne pas être en mesure de concurrencer ces sites de réservation spécialisés.

Finalement, en affichant vos chambres sur une agence de réservation en ligne en plus de votre propre site Web, vous augmentez vos occasions de location en vous faisant découvrir par des voyageurs qui n’auraient probablement pas réservé chez vous sans cette présence. De plus, certains voyageurs bénéficient d’un programme de fidélité sur ces sites et font leur réservation uniquement sur ces agences en ligne. Votre présence sur ces sites permet ainsi au voyageur de séjourner chez vous tout en profitant de son programme de fidélité, ce qui contribue à augmenter sa satisfaction.

Choisir le bon canal de réservation en ligne

Malgré les avantages énumérés plus haut, ce ne sont pas tous les canaux de réservation en ligne qui correspondent directement à la stratégie marketing établie par votre établissement. Il est donc important de vous assurer que le canal choisi s’intégrera à votre stratégie, sinon vous courrez le risque de perdre en efficacité. Imaginez par exemple que vous investissiez d’importantes sommes d’argent et beaucoup d’efforts pour apparaître en tête des résultats de recherche. Chaque client qui ne réserve pas directement sur votre site Web sera un échec dans le contexte de votre stratégie. L’objectif du positionnement est de faire en sorte que les clients réservent en direct depuis votre site Internet.

En somme, tous les canaux représentent un bon moyen d’acquérir de la clientèle, étant donné que chacun est associé à des objectifs et à des résultats différents. Toutefois, il sera important de doser et de faire fluctuer l’affichage de vos chambres selon l’achalandage de votre établissement ou en fonction de la saison. Ainsi, si la haute saison touristique bat son plein et qu’il ne vous reste qu’une chambre à louer, afficher cette offre simplement sur votre site Web peut être amplement suffisant. Inversement, si votre taux d’occupation n’est pas très élevé à un certain moment de l’année et que vous souhaitez y remédier, il sera judicieux d’afficher vos chambres sur des sites d’agences de réservation en ligne pour vous faire apparaître dans les premiers résultats.

Une option sécuritaire

Lorsque vient le temps de donner son numéro de carte de crédit, il est de mise d’être prudent. Les consommateurs se méfient et peuvent être réticents à partager de telles informations. Heureusement, les moteurs de réservation efficaces ont nécessairement un système de paiement qui répond aux normes de sécurité. Il faudra cependant veiller à choisir un outil qui répond aux normes de sécurité des cartes de crédit. De cette manière, vos clients savent d’emblée que le processus de paiement est sans danger. Il peut parfois même être plus économique pour le client de payer la totalité du montant directement en ligne, lors de la réservation. Cette opération permet à votre hôtel d’obtenir le paiement en avance et d’observer une baisse du nombre de transactions reliées à un même client, ce qui représente encore un gain de temps!

Connaissez-vous bien les logiciels hôteliers Cloud?

Posted on 7 septembre 201829 août 2022 by Claudine Vio

Vraiment? Oui, le Cloud, c’est de l’hébergement dans les nuages (si on veut être poétique). C’est évidemment beaucoup plus que ça, mais il n’en demeure pas moins que le concept en a effrayé plus d’un à ses débuts.

Comme les logiciels hôteliers Cloud gagnent à être connus, nous avons pensé vous présenter un survol de tout ce qu’il y a à savoir à propos d’eux. Vous verrez, il n’y a aucune raison d’avoir peur!

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion hôtelière Cloud?

D’abord, avant même de vous présenter les nombreux avantages des logiciels hôteliers Cloud, il est important de connaître sa définition. Bien répandue dans le milieu technologique d’aujourd’hui, il faut dire que le Cloud a entraîné toute une révolution quand il est apparu dans le paysage numérique.

En fait, le Cloud, appelé en français « informatique en nuage » ou « infonuage », est le terme employé pour désigner l’hébergement de vos applications et de vos données sur des serveurs à distance. On y réfère souvent comme étant un hébergement sur Internet contrastant l’ancienne méthode, qui consistait à stocker et à installer vos logiciels sur un poste local.

Ainsi, à l’aide de n’importe quel appareil connecté à Internet, vous pouvez avoir accès à votre logiciel hébergé sur le Cloud, même votre PMS. Les logiciels hôteliers Cloud sont donc des applications installées et stockées sur des serveurs à distance à l’aide du Web.

Et il y a une tonne d’avantages à choisir l’hébergement sur le Cloud pour votre logiciel de gestion hôtelière. En plus de vous donner la liberté de travailler à partir de n’importe quel appareil, n’importe où, les logiciels hôteliers Cloud représentent un pas vers le futur de la technologie.

Les avantages d’un logiciel hôtelier Cloud

Allons droit au but : ils sont nombreux, très nombreux. En fait, le Cloud est une technologie populaire pour plusieurs raisons.

La sécurité

Il faut dire que c’est l’inquiétude n°1 lorsqu’on parle de logiciels hôteliers Cloud. Or, le Cloud est un endroit sécuritaire où héberger ses données puisqu’ils doivent se conformer à de nombreuses réglementations à l’échelle internationale. De plus, des sauvegardes de sécurité sont régulièrement effectuées sur le Cloud afin d’éviter de tout perdre les données en cas d’accident.

L’économie d’argent

Les logiciels hôteliers Cloud sont, contre toutes attentes, des outils assez économiques pour les entreprises. En effet, puisque leurs licences sont vendues sur une base mensuelle, elles ne nécessitent pas de payer une large somme d’argent dès le départ. De plus, son prix et ses fonctions peuvent être ajustés selon les saisons afin de mieux suivre votre rythme financier. L’économie se fait aussi au niveau de l’équipement puisqu’aucun matériel informatique de type serveur n’est nécessaire. Il en découle aussi des économies parce qu’aucun entretien de serveurs n’est requis.

L’absence de matériel physique

Évidemment, comme l’hébergement s’effectue sur le Web, il n’y a pas d’infrastructure physique à entretenir. Oubliez les bris, les accidents, les dégâts d’eau et l’usure, car les logiciels hôteliers Cloud ne nécessitent pas d’entretien.

La possibilité d’évoluer

Enfin, les logiciels hôteliers Cloud sont intéressants puisqu’ils sont faciles à modifier, à améliorer ou à simplifier. Vous n’avez qu’à appeler votre expert et il pourra vous aider à ajouter ou à retirer des fonctions selon la croissance et l’évolution de votre entreprise. C’est aussi simple que cela!

Bref, en utilisant un logiciel qui n’est pas sur le Cloud, vous courez certains risques!

En voyant cette liste d’avantages, il est toujours difficile de s’imaginer ce qui pourrait mal tourner. Or, dans ce cas-ci, le Cloud est une technologie suffisamment fiable et sécuritaire pour que vous n’ayez pas à vous inquiéter. Ce qui pourrait vous mettre en danger, c’est plutôt les risques associés aux logiciels qui sont hébergés sur place. En effet, les logiciels qui ne sont pas hébergés sur le Cloud et qui sont installés sur des serveurs sur place peuvent être moins sécuritaires à plusieurs niveaux.

D’abord, il est important de rappeler que les logiciels hôteliers hébergés sur place ont besoin d’une assistance technique physique. Ainsi, vous devrez entretenir et mettre à jour des serveurs physiques qui se retrouveront dans vos bureaux. Le fait que vous ayez à vous fier à des infrastructures physiques pour accomplir votre travail pourrait compliquer bien des choses. En cas d’incendie ou de dégât d’eau, par exemple, il se pourrait que vos données hébergées sur votre serveur soient compromises. Et comme votre logiciel de gestion hôtelière se retrouve sur ces mêmes serveurs affectés, il pourrait être inaccessible pendant plusieurs jours, voire quelques semaines.

Aussi, il faut dire que les logiciels hôteliers hébergés sur des serveurs sur place peuvent mettre à risque la sécurité de vos données, surtout si vous ne prévoyez pas faire de sauvegarde de sécurité. Les serveurs sont souvent la cible de cyberattaque, qui vise à voler ou même à détruire les données au moyen de virus. Il est aussi plus facile de voler ou de cloner certaines données en ayant à proximité les serveurs.

Enfin, choisir de ne pas héberger son logiciel de gestion hôtelière sur le Cloud, c’est courir le risque de devoir vivre avec le vol ou la perte de vos données, des bris matériels et des difficultés de sauvegarde de sécurité. Les logiciels hébergés sur place ont donc leur part de risques.

Les multiples logiciels hôteliers Cloud qui vous sont offerts

Évidemment, il existe de nombreux logiciels hôteliers, tant sur le Cloud que pour l’hébergement sur place. Vous retrouverez d’ailleurs sensiblement les mêmes types de produits, que ce soit pour l’un ou pour l’autre. D’abord, il y a le fameux PMS : le logiciel de gestion des propriétés (Property Management System). Il s’agit en fait d’une solution complète qui comprend différentes applications et divers modules pour vous appuyer dans la gestion de votre établissement.

On retrouve aussi le POS, qui est quant à lui responsable de tout ce qui relève de la vente. Il s’agit en fait d’un logiciel « point de ventes » (Point of sales), qui vous permettra de générer des ventes, de gérer des paiements et des factures et de gérer votre inventaire. L’outil de réservation, pour sa part, est bien souvent hébergé sur le Cloud et permet de gérer tout ce qui est en lien avec vos réservations, vos disponibilités, etc. Aussi, tous vos outils de marketing par courriel seront bien souvent hébergés sur le Web.

Enfin, on retrouve aussi beaucoup d’outils de gestion de la relation client, comme Guestfolio ou Trustyou, qui sont sur le Cloud.

Pour conclure, vous pouvez voir que les logiciels hôteliers sur le Cloud sont là pour rester. En plus d’être omniprésents dans le monde hôtelier, ils ont de nombreux avantages et un côté sécuritaire indéniable. Même si la technologie est récente, il n’y a pas de bonnes raisons de ne pas lui faire confiance. Si vous voulez en connaître davantage sur les logiciels hôteliers Cloud, communiquez avec l’un de nos experts dès maintenant!

Qu’est-ce qu’un PMS hôtel et quelles fonctionnalités doit-on y trouver?

Posted on 19 juillet 20185 octobre 2021 by Claudine Vio

Qu’est ce qu’un PMS hôtel?

Un PMS hôtel est en fait une solution de gestion d’établissements hôteliers qui permet d’assurer une administration complète, cohérente et sans failles de votre hôtel. Le PMS comprend de nombreuses fonctionnalités et selon vos besoins, il peut vous assister dans différents secteurs. Ses principales utilités? Il vous aide à gérer la disponibilité des chambres, leurs tarifs, la facturation des clients, la gestion des contacts, la prise de réservation et l’envoi automatique des informations de réservation avant l’arrivée.

Contrairement à son ancêtre, le fichier Excel, l’hôtel PMS n’a pas besoin de votre intervention ni de votre supervision pour coordonner les différentes informations, assurer un taux d’occupation avoisinant le 100% ou gérer la tarification selon la période ou l’achalandage. Génial, non? Alors qu’est-ce qu’il vous reste à faire? Ce que vous savez faire de mieux : prendre soin de vos clients, leur offrir un séjour inoubliable et vous assurer qu’aucun détail ne soit laissé au hasard.

Quelles fonctionnalités devriez-vous avoir dans votre PMS hôtel?

Comme le PMS comprend de multiples applications et fonctions, il va de soi qu’il soit adapté à chaque établissement hôtelier selon leurs besoins et problématiques. Or, il y a quelques services que vous devez absolument avoir si vous voulez véritablement maximiser votre utilisation du PMS et sa rentabilité.

Il vous faut des rapports d’activité

En tant que gestionnaire, vos décisions reposent sur des chiffres et des statistiques, et même si votre instinct est plutôt bien aiguisé, vous avez besoin d’analyser pour faire les bons choix. C’est pourquoi vous devez vous assurer que votre PMS produise pour vous les rapports d’activité de votre établissement.

Un PMS hôtel peut donc vous donner des rapports de toutes sortes :

Rapports d’occupation
Comparatifs des années passées
Statistiques selon les indicateurs de performance (REVPAR, REVPAC, ADR,TO, etc.)

Évidemment, il vous faudra un accès aux données

Pensez toujours vous doter d’un PMS hôtel qui fournira des données pour mieux connaître votre clientèle. Elle traverse vos murs chaque jour, habite vos chambres et considère votre hôtel comme sa maison pour quelques nuits, il est essentiel de bien la connaître. Un PMS hôtel s’assure de la gestion complète de votre établissement. Il est l’ultime repère pour toutes les données relatives à votre entreprise.

Assurez-vous que ces données sont recueillies, vous aurez ainsi accès à une foule d’informations sur votre clientèle :

Le type de clients
Leur type de séjour
Combien de temps vos clients réservent avant leur séjour en moyenne
La liste de clients pour communiquer avec eux

Enfin, il faut non seulement les avoir, mais il faut aussi pouvoir les exporter de votre PMS hôtel afin de les traiter, de les analyser et de les utiliser. Ne sous-estimez pas ces données! Si, par exemple, vous voulez attirer les voyageurs d’affaires, ces données pourraient vous aider à établir différentes stratégies selon les conclusions que vous aurez observées!

Il vous faut un module de yield management

La fonction de yield management vous permet d’automatiser la gestion des prix en fonction d’éléments qui pourraient faire fluctuer vos tarifs. Plus besoin d’établir les prix avec une calculatrice dans votre main, le module de yield s’en charge pour vous!
Rappelez-vous de toujours chercher un module de « yield management » qui sera facile à utiliser et qui vous permettra d’ajouter des notes à votre calendrier concernant tous les événements importants qui pourraient faire fluctuer votre prix.
Et comme vous vous en doutez, ce module sera complémentaire aux rapports fournis par votre PMS hôtel, car c’est en analysant leurs chiffres que vous pourrez mieux définir vos tarifs.

Enfin, l’automatisation est un incontournable

Des centaines d’heures de travail vous sont épargnées en étant prises en charge par le PMS. Une de ses forces est donc sa capacité à automatiser des tâches redondantes et prenantes afin de vous en libérer. Parmi elles on retrouve l’assignation des chambres.
Vous savez qu’optimiser au maximum votre hôtel et obtenir un taux d’occupation qui avoisine le 100% ne sont pas des tâches simples.
En optant pour un PMS qui propose l’assignation automatique des chambres, vous vous assurez d’avoir un roulement dans l’utilisation de vos chambres pour garantir une usure égale de votre matériel, tout en vous assurant une optimisation de l’espace afin d’éviter les réservations qui ne s’enchaînent pas.

Le PMS hôtel est aussi un outil indispensable pour chaque service de votre hôtel

Votre hôtel PMS est pertinent pour l’assignation de chambres ou l’élaboration de stratégie grâce à ses données et il vous supporte dans tous les aspects de la gestion de votre hôtel. Auriez-vous déjà pensé qu’un logiciel vous aiderait dans l’entretien ménager? Eh bien, c’est le cas. Un hôtel PMS et ses fonctionnalités multiples permettent à votre département de communiquer directement à la réception le statut des chambres afin d’augmenter la rapidité du service et la cohérence entre les différentes équipes de votre hôtel.

De plus, l’équipe de l’entretien ménager et tous vos employés affectés de près ou de loin au service à la clientèle pourront plus facilement gérer les objets perdus, les forfaits ou activités ainsi que les réservations. En effet, vous pouvez retrouver toute l’information dans le logiciel, ajouter des notes au dossier du client ou créer des alertes afin d’assurer une meilleure communication, coordination et cohérence. En plus de vous aider à mieux planifier, vous aurez tout en main pour garantir la qualité du service. Parce que c’est en instaurant une connectivité à travers les différents services de votre établissement que vous arriverez à vous distinguer et offrir une expérience haut de gamme sans failles à vos clients.

Un PMS hôtel est un outil polyvalent et efficace. Il s’immisce dans toutes les sphères de votre quotidien afin de vous libérer des tâches redondantes et des casse-têtes. En plus, votre PMS hôtel vous permettra d’automatiser plusieurs choses comme l’assignation des chambres, l’envoi de courriels avant et après le séjour et la coordination des groupes de voyageurs. Son ultime intérêt? Un logiciel comme celui-ci rassemble toutes les informations relatives au fonctionnement de votre hôtel à un seul endroit.
Avec un PMS hôtel et ses fonctionnalités vous supportant à toutes les étapes, automatisant des tâches et offrant une communication claire entre tous les membres de votre équipe, il n’y aura rien sur votre chemin pour vous empêcher de donner le meilleur service afin que vos clients puissent profiter d’un séjour inoubliable.